ViecOi Tìm việc làm & Đăng tin tuyển dụng Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×

Kỹ Năng Viết Mail

  • 29/01/2016
  • |
  • Lượt xem: 440

Công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, trong môi trường công sở việc sử dụng mạng internet đã trở thành quen thuộc, không còn nhiều những thông điệp bằng văn bản giấy thay thế vào đó là thông tin được truyền đạt thông qua phương tiện điện tử email, điện thoại, cứ nghĩ rằng viết email là đơn giản.


Nhưng khảo sát trên thực tế trong 100 email công việc có đến 90% trong đó chưa thực sự chuyên nghiệp hoặc thiếu thông tin, hãy lưu ý những điểm dưới đây trước khi bạn click vào gửi email.

Đầy đủ thông tin


Email trong công việc không phải là một bức thư đầy cảm xúc vì vậy đừng viết dài dòng văn tự, viết ngắn gọn súc tích, đầy đủ thông tin là được. Trong cương vị của người đọc thư cũng không muốn đọc một email dài cả trang A4 chỉ để nói một điều là chưa chốt được hợp đồng với khách hàng, văn bản mail khác với cách truyền đạt thông tin trực tiếp, để có hiệu quả cao trong giao tiếp email cần tinh tế và chuyên nghiệp.

Kiểm tra trước khi gửi đi

Trước khi gửi email bạn phải chắc chắn đã đầy đủ thông tin cần thiết, đã đúng người nhận, hoặc bạn đã Cc, Bcc cho một người nào khác theo yêu cầu, nếu có file đính kèm hãy đảm bảo file đó đã chính xác và sẵn sàng để gửi đi, ngoài ra bạn cũng cần viết chủ đề của mail, chẳng hạn mail báo cáo công việc thì nên ghi rõ báo cáo công việc ngày bao nhiêu, bởi vì người nhận email có thể sẽ nhận rất nhiều email của người khác nữa.

Cc và Bcc

Có nhiều bạn còn chưa hiểu rõ Bc và Bcc là gì? sẽ bỡ ngỡ không biết sử dụng như thế nào cho đúng trong nhiều trường hợp.


Cc hiểu một cách đơn giản nhất là bạn gửi một bản sao email cho một vài người khác, trong danh sách những người được Cc của cùng một email, họ sẽ nhìn thấy danh sách những người nhận khác. Ví dụ trong danh sách Cc của bạn có 3 người A1,A2,A3 thì A1 sẽ biết A2,A3 cũng nhận được email này.

Bcc cách dùng cũng gần như Cc, chỉ khác một điểm quan trọng đó là người nhận không thấy được danh sách những người được gửi.

Soạn email chuyên nghiệp


Email tối thiểu phải có đầy đủ thông tin người nhận, chủ đề, lời chào, nội dung, chữ ký, file đính kèm. Một điểm lưu ý đó là chữ ký của bạn nhé, đừng có hoa hèo quá mức, chữ ký đơn giản gọn gàng với họ tên đầy đủ, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc.

Chữ ký của tôi:
Vu Van Cuong
Team Leader maketing
mobile. +84 999 999 999
email. cuongvu@xyz.com
website. www.viecoi.vn
address. Ho Chi Minh City

Định dạng cũng là phần quan trọng, tốt nhất hãy để màu chữ và định dạng mặc định, tô đậm những keyword quan trọng để người nhận nắm bắt nội dung nhanh hơn.

Văn phong chuyên nghiệp

Ngôn ngữ trong công việc, cụ thể là trong email cần chuyên nghiệp, không sử dụng các từ ngữ địa phương, đa nghĩa hãy những từ ngữ tối nghĩa gây hiểu nhầm đối với người nhận email. Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi nhé, đây là lỗi mà cả những nhân viên lâu năm vẫn thường mắc phải, người nhận sẽ đánh giá thái độ và sự cẩn thận của bạn trong công việc.


Bạn nên bắt đầu viết nội dụng bằng lời chào trước như “Dear..; Hi…”. Trong phần nội dung nên phân khúc phân đoạn nếu email dài, hoặc sử dụng dấu gạch đầu dòng. Sau khi hoàn thành nội dung thì kết thúc ngắn gọn bằng một lời cảm ơn chân thành.

Những lưu ý khác

Không sử dụng email nội bộ công ty để bàn tán, nói chuyện phiếm, nói xấu người khác, bởi vì email nội bộ được quản lý và lưu trữ các thông tin. Forward email với mục đích trêu chọc, đùa giỡn, trước khi Forward email cho ai đó hãy hỏi ý kiến  tác giả của email. Hãy cố gắng trả lời email trong thời gian sớm nhất, không nên để đến ngày hôm sau trả lời với một lý do lãng xẹt là quá bận, bạn quá bận không có đủ 10 phút đồng hồ để gửi mail sao.

Đó là những điều cơ bản nhất bạn cần nắm vững để viết email chuyên nghiệp trong trao đổi thông tin điện tử, hãy đặt mình vào vị trị người nhận để hiểu được cảm giác khi đọc một email tồi như thế nào.
Chúc bạn thành công trong công việc!

Từ khóa: Viết Mail Kỹ Năng

Người khác đã xem

Nhiều người đọc

1

KINH NGHIỆM QUAN TRỌNG ĐỐI VỚI TELESALES

Dưới đây là một vài kinh nghiệm sẽ giúp bạn vượt qua được rất nhiều khó khăn khi làm việc.


2

20 thói quen “tí hon” giúp bạn có tinh thần mạnh mẽ

Chúng ta đều muốn khởi đầu một năm 2016 một cách thật mạnh mẽ, nhưng có thể kết thúc nó một cách ấn tượng thì vẫn quan trọng hơn. Có rất nhiều ý định và mục tiêu mà chúng ta sẽ chẳng thể nào đạt được bởi vì ta không thể bắt kịp được cuộc sống và vì ta chưa thể tôi luyện được “tinh thần thép” để vững bước trên đà tiến tới cho đến tận khi năm mới kết thúc.


3

Học Hỏi Tác Phong Làm Việc Của Người Nhật

Nói đến tác phong làm việc chắc chắn các bạn sẽ nghĩ ngay đến người Nhật, không phải tự nhiên mà người Nhật được cả thế giới xem trọng tác phong làm việc của họ, vậy điều gì đã giúp họ thành công như thế.


4

NHỮNG THÁCH THỨC TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Công việc quản lý nhân sự không hề dễ dàng gì, nhất là khi nguồn nhân lực còn yếu kém. Người quản lý nhân sự chưa được chuyên nghiệp. Vậy làm sao để cân bằng giữa lợi ích của công ty và lợi ích của nhân viên.


5

PHONG CÁCH LÀM VIỆC CỦA NGƯỜI NHẬT

Bạn có biết nơi nào chỉ dành cho những con người làm hết sức chơi hết mình không, tôi biết có một nơi mà ở đó là những con người làm việc chăm chỉ, sáng tạo suốt cả ngày nhưng không hề than phiền về điều đó, một phong cách làm việc riêng đã tạo nên nền văn hóa doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới, bạn đã từng nghe đến cái tên Honda, Toyota, Missushita…


6

Tìm Cảm Hứng Và Giá Trị Trong Công Việc

Cảm hứng trong công việc là điều cực kỳ quan trọng tạo nên sự bền vững trong công việc. Tuy nhiên, việc bạn nhìn nhận công việc như thế nào sẽ tạo cho bạn cảm hứng làm việc hăng say hay thay vào đó là sự mệt mỏi, chán chường và những áp lực khác khiến bạn luôn cảm thấy stress. Làm thế nào để lấy lại cảm hứng trong công việc mà bạn buộc phải làm hàng ngày.


7

Theo đuổi ước mơ

Theo đuổi ước mơ công việc là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng không ít người trong chúng ta đã và đang sống, làm công việc mà bản thân không hề yêu thích hay đơn giản là bản thân không hề có ý định chọn công việc hiện tại.


8

Những nguyên nhân khiến bạn stress trong công việc

Chắc hẳn trong chúng ta ai cũng một vài lần gặp stress vì công việc, bạn không thể chắc chắn nói với tôi rằng chưa lần nào bạn gặp áp lực về công việc, từ sếp hoặc đang muộn phiền, chán trường với công việc hiện tại… Vậy đâu là nguyên nhân khiến bạn gặp phải những tình trạng này? Phương hướng giải quyết ra sao? Dưới đây là câu trả lời cho bạn.


9

Những kỹ năng cần thiết cho làm việc nhóm

Khi mà kinh tế cũng như công nghệ ngày càng phát triển, chuyên môn hóa trong công việc ngày càng cao, đòi hỏi sự kết hợp giữa các thành viên riêng lẻ tạo thành nhóm làm việc hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên trong một tập thể chín người mười ý thì việc nhóm hoạt động tốt hay không cần có những nguyên tắc làm việc cũng như mỗi cá nhân cần trang bị cho mình những kỹ năng làm việc nhóm thật sự hiệu quả.


10

Kinh nghiệm thỏa thuận lương trong buổi phỏng vấn

Có được một công việc mơ ước và mức lương hấp dẫn là điều mơ ước của rất nhiều ứng viên khi đi xin việc. Đây cũng chính là mong muốn không chỉ những người chưa có việc làm mà ngay cả những người nhảy việc cũng bởi lý do này.