ViecOi Tìm việc làm & Đăng tin tuyển dụng Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×

Cách viết email hiệu quả

  • 14/03/2016
  • |
  • Lượt xem: 548

Cách viết email hiệu quả nhất

Mỗi ngày có rất nhiều email gửi đi nên cũng không ngạc nhiên khi email của chúng ta không mang lại hiệu quả như mong muốn. Email có nhiều lợi ích như nhanh chóng, tiện lợi, nhưng việc sử dụng email có thực sự hiệu quả? Có thể nếu như bạn thực hiện đúng nguyên tắc viết email qua bài viết dưới đây.

1. Độ dài email

Bạn cần chú ý đến những điều muốn viết và độ dài của email để tránh được những lỗi không đáng. Chắc hẵn bạn đã từng nhận được nhiều email có nội dung dài dòng, bạn cảm thấy chán nãn và không muốn đọc nó, khi cố nhồi nhét quá nhiều thông điệp vào email sẽ gây sự phản cảm đối với người đọc, vì thế bạn nên viết email một cách ngắn gọn, nếu như có nhiều vấn đề mà bạn cần phải thảo luận thì hãy chia nó ra nhành nhiều mail nhỏ hơn, việc này giúp cho người đọc dễ dàng nắm được trọng tâm và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

Điều này tốt hơn nhiều so với việc bạn lựa chọn gửi quá nhiều chữ cho người nhận, làm họ cảm thấy khó chịu.

2. Nội dung rõ ràng

Nêu ra trọng tâm và giải thích nó cho người đọc hiểu, ngay từ câu đầu tiên hãy cho người đọc hiểu nội dung mà bạn muốn nói là gì, điều này có thể làm cho họ chú ý đến thư của bạn, nếu như người đọc có thể nhanh chóng hiểu được nội dung của bức thư thì có thể họ sẽ làm đúng như yêu cầu của bạn một cách nhanh chóng.

3. Câu chủ đề hấp dẫn

Điều này giúp cho việc truyền tải thông tin hiệu quả, bạn có thể nghĩ ra câu chủ đề của email giống với câu chủ đề của một bài báo, tức là bạn phải tạo được sự chú ý với người đọc một cách nhanh chóng. Câu chủ đề phải có  ý nghĩa và đừng ngại thay đổi chủ đề cũng như nội dung khi đối tượng mà bạn muốn hướng tới không còn phù hợp với chủ  đề nữa. Nếu bạn không làm thế thì người nhận có thể hiểu sai ý của email.

4. Không gửi thư ngay lập tức

Nếu bạn định gửi một email quan trọng thì đừng bấm gửi ngay khi vừa viết xong, bạn hãy bỏ ra chút thời gian để đọc lại bức thư và chỉnh sửa cho phù hợp. Nếu bạn có thể nhờ ai đó đọc dùm thư thì càng tốt và điều quan trọng nếu mẫu email của bạn là mẫu chuẩn, dành để gửi cho tất cả mọi người thì hãy cân nhắc đến việc có nên gửi bằng mẫu đó không.

5. Gửi thư đúng thời điểm

Tùy vào mục đích của email mà bạn gửi mà hãy tính toán thời điểm có thể gửi thư vì chắc rằng bạn không muốn email của bạn  bị lẫn trong một đống thư khác, không nên gửi vào sáng thứ hai vì đây là thời điểm mọi người bận rộn với công việc vì vậy họ không có thời gian để kiểm tra kỹ các email, chiều thứ 7 cũng là thời điểm không tốt để gửi thư vì mọi người thường đi về sớm, hãy suy nghĩ về đối tượng nhận email của bạn và tính toán thời điểm thích hợp khi nào họ đọc được email của bạn.

6. Cung cấp thông tin liên quan

Nếu bạn muốn ai đó làm điều gì nhưng không đưa thông tin liên quan thì họ sẽ không quan tâm. Nếu bạn muốn họ tài trợ chương trình của bạn thì bạn phải cung cấp cho họ nội dung liên quan đến chương trình cũng như đối tượng khách hàng mà bạn muốn hướng tới. Nếu bạn muốn ai đó kiểm tra phần mềm hoặc trang web của bạn thì hãy nhớ gửi họ đường liên kết đến trang web đó, mọi người luôn bận rộn vì thế hãy làm mọi việc trở nên dễ dàng hơn với họ.

7. Mang lại giá trị cho khách hàng

Hãy tìm hiểu khách hàng, tìm cách để có thể hỗ trợ và giúp đỡ họ, gửi những thông tin liên quan cho khách hàng, nếu bạn muốn bán thứ gì đó, bạn cần phải chỉ ra những lợi ích mà khách hàng có được khi mua sản phẩm của bạn.

8. Kiểm soát email của bạn

Nếu bạn không kiểm soát được email của mình, bạn sẽ thấy rằng những email bạn gửi đi không có sự phản hồi như bạn muốn, nếu bạn không hồi âm thư của người khác một cách nhanh chóng bạn sẽ không nhận được thông tin mà mình muốn. Để sử dụng email một cách hiệu quả bạn phải biết rằng nó cũng giống với những cách thức liên lạc khác. Nguyên tắc luôn rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự, nhớ rõ những nguyên tắc này sẽ giúp bạn viết email thành công.

Người khác đã xem

1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

3

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

4

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

5

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

6

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

7

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

8

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

9

Ý nghĩa của kỹ năng giao tiếp ...

Ý nghĩa của kỹ năng giao tiếp tốt là chìa ...

Ý nghĩa của kỹ năng giao tiếp ...

Ý nghĩa của kỹ năng giao tiếp tốt là chìa khóa để đạt được thành công trong cuộc sống, công ...

10

Lời khuyên cho các bạn trẻ muốn ...

Bạn đang có ý định học tại các trường có ...

Lời khuyên cho các bạn trẻ muốn ...

Bạn đang có ý định học tại các trường có chuyên ngành Y trong tương lai và đang tự hỏi ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

3

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

4

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

5

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

6

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

7

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

8

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

9

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

10

Lời khuyên cho các bạn trẻ muốn ...

Bạn đang có ý định học tại các trường có ...

Lời khuyên cho các bạn trẻ muốn ...

Bạn đang có ý định học tại các trường có chuyên ngành Y trong tương lai và đang tự hỏi ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

3

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

4

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

5

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

6

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

7

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

8

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

9

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

10

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng gì? Nhân sự ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng gì? Nhân sự chính là tài sản lớn nhất và quan trọng nhất ...


Xem thống kê danh sách 

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn nghĩ. Từ lâu môi trường làm việc tại công ty ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ và đặc biệt là khi bạn có ít kinh ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con đường phát triển sự nghiệp không? Sự thật là: Bạn ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào cũng cần phải có những kĩ năng nhất định để ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành giáo viên mầm non hiện đang là ngành thu hút ...


Xem thống kê danh sách