Resume Maker Tạo Hồ Sơ (CV/Resume) xin việc đẹp miễn phí trên web và app Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×

Cách viết email hiệu quả

  • 14/03/2016
  • |
  • Lượt xem: 460

Cách viết email hiệu quả nhất

Mỗi ngày có rất nhiều email gửi đi nên cũng không ngạc nhiên khi email của chúng ta không mang lại hiệu quả như mong muốn. Email có nhiều lợi ích như nhanh chóng, tiện lợi, nhưng việc sử dụng email có thực sự hiệu quả? Có thể nếu như bạn thực hiện đúng nguyên tắc viết email qua bài viết dưới đây.

1. Độ dài email

Bạn cần chú ý đến những điều muốn viết và độ dài của email để tránh được những lỗi không đáng. Chắc hẵn bạn đã từng nhận được nhiều email có nội dung dài dòng, bạn cảm thấy chán nãn và không muốn đọc nó, khi cố nhồi nhét quá nhiều thông điệp vào email sẽ gây sự phản cảm đối với người đọc, vì thế bạn nên viết email một cách ngắn gọn, nếu như có nhiều vấn đề mà bạn cần phải thảo luận thì hãy chia nó ra nhành nhiều mail nhỏ hơn, việc này giúp cho người đọc dễ dàng nắm được trọng tâm và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

Điều này tốt hơn nhiều so với việc bạn lựa chọn gửi quá nhiều chữ cho người nhận, làm họ cảm thấy khó chịu.

2. Nội dung rõ ràng

Nêu ra trọng tâm và giải thích nó cho người đọc hiểu, ngay từ câu đầu tiên hãy cho người đọc hiểu nội dung mà bạn muốn nói là gì, điều này có thể làm cho họ chú ý đến thư của bạn, nếu như người đọc có thể nhanh chóng hiểu được nội dung của bức thư thì có thể họ sẽ làm đúng như yêu cầu của bạn một cách nhanh chóng.

3. Câu chủ đề hấp dẫn

Điều này giúp cho việc truyền tải thông tin hiệu quả, bạn có thể nghĩ ra câu chủ đề của email giống với câu chủ đề của một bài báo, tức là bạn phải tạo được sự chú ý với người đọc một cách nhanh chóng. Câu chủ đề phải có  ý nghĩa và đừng ngại thay đổi chủ đề cũng như nội dung khi đối tượng mà bạn muốn hướng tới không còn phù hợp với chủ  đề nữa. Nếu bạn không làm thế thì người nhận có thể hiểu sai ý của email.

4. Không gửi thư ngay lập tức

Nếu bạn định gửi một email quan trọng thì đừng bấm gửi ngay khi vừa viết xong, bạn hãy bỏ ra chút thời gian để đọc lại bức thư và chỉnh sửa cho phù hợp. Nếu bạn có thể nhờ ai đó đọc dùm thư thì càng tốt và điều quan trọng nếu mẫu email của bạn là mẫu chuẩn, dành để gửi cho tất cả mọi người thì hãy cân nhắc đến việc có nên gửi bằng mẫu đó không.

5. Gửi thư đúng thời điểm

Tùy vào mục đích của email mà bạn gửi mà hãy tính toán thời điểm có thể gửi thư vì chắc rằng bạn không muốn email của bạn  bị lẫn trong một đống thư khác, không nên gửi vào sáng thứ hai vì đây là thời điểm mọi người bận rộn với công việc vì vậy họ không có thời gian để kiểm tra kỹ các email, chiều thứ 7 cũng là thời điểm không tốt để gửi thư vì mọi người thường đi về sớm, hãy suy nghĩ về đối tượng nhận email của bạn và tính toán thời điểm thích hợp khi nào họ đọc được email của bạn.

6. Cung cấp thông tin liên quan

Nếu bạn muốn ai đó làm điều gì nhưng không đưa thông tin liên quan thì họ sẽ không quan tâm. Nếu bạn muốn họ tài trợ chương trình của bạn thì bạn phải cung cấp cho họ nội dung liên quan đến chương trình cũng như đối tượng khách hàng mà bạn muốn hướng tới. Nếu bạn muốn ai đó kiểm tra phần mềm hoặc trang web của bạn thì hãy nhớ gửi họ đường liên kết đến trang web đó, mọi người luôn bận rộn vì thế hãy làm mọi việc trở nên dễ dàng hơn với họ.

7. Mang lại giá trị cho khách hàng

Hãy tìm hiểu khách hàng, tìm cách để có thể hỗ trợ và giúp đỡ họ, gửi những thông tin liên quan cho khách hàng, nếu bạn muốn bán thứ gì đó, bạn cần phải chỉ ra những lợi ích mà khách hàng có được khi mua sản phẩm của bạn.

8. Kiểm soát email của bạn

Nếu bạn không kiểm soát được email của mình, bạn sẽ thấy rằng những email bạn gửi đi không có sự phản hồi như bạn muốn, nếu bạn không hồi âm thư của người khác một cách nhanh chóng bạn sẽ không nhận được thông tin mà mình muốn. Để sử dụng email một cách hiệu quả bạn phải biết rằng nó cũng giống với những cách thức liên lạc khác. Nguyên tắc luôn rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự, nhớ rõ những nguyên tắc này sẽ giúp bạn viết email thành công.

Từ khóa: Lời Khuyên Kinh Nghiệm Công Việc Viết Mail Kỹ Năng

Người khác đã xem

Nhiều người đọc

1

10 CÁCH CẦN THIẾT ĐỂ LÀM CHỦ CUỘC SỐNG

Mỗi ngày mà bạn chọn nhắc nhở bản thân về 10 kĩ năng này để làm chủ cuộc sống hơn là để cuộc sống làm chủ bạn, bạn sẽ làm tăng lên cảm giác tự chủ và hưởng thụ cuộc sống nhiều hơn.


2

NHỮNG THÁCH THỨC TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Công việc quản lý nhân sự không hề dễ dàng gì, nhất là khi nguồn nhân lực còn yếu kém. Người quản lý nhân sự chưa được chuyên nghiệp. Vậy làm sao để cân bằng giữa lợi ích của công ty và lợi ích của nhân viên.


3

KINH NGHIỆM QUAN TRỌNG ĐỐI VỚI TELESALES

Dưới đây là một vài kinh nghiệm sẽ giúp bạn vượt qua được rất nhiều khó khăn khi làm việc.


4

Học Hỏi Tác Phong Làm Việc Của Người Nhật

Nói đến tác phong làm việc chắc chắn các bạn sẽ nghĩ ngay đến người Nhật, không phải tự nhiên mà người Nhật được cả thế giới xem trọng tác phong làm việc của họ, vậy điều gì đã giúp họ thành công như thế.


5

PHONG CÁCH LÀM VIỆC CỦA NGƯỜI NHẬT

Bạn có biết nơi nào chỉ dành cho những con người làm hết sức chơi hết mình không, tôi biết có một nơi mà ở đó là những con người làm việc chăm chỉ, sáng tạo suốt cả ngày nhưng không hề than phiền về điều đó, một phong cách làm việc riêng đã tạo nên nền văn hóa doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới, bạn đã từng nghe đến cái tên Honda, Toyota, Missushita…


6

20 thói quen “tí hon” giúp bạn có tinh thần mạnh mẽ

Chúng ta đều muốn khởi đầu một năm 2016 một cách thật mạnh mẽ, nhưng có thể kết thúc nó một cách ấn tượng thì vẫn quan trọng hơn. Có rất nhiều ý định và mục tiêu mà chúng ta sẽ chẳng thể nào đạt được bởi vì ta không thể bắt kịp được cuộc sống và vì ta chưa thể tôi luyện được “tinh thần thép” để vững bước trên đà tiến tới cho đến tận khi năm mới kết thúc.


7

Theo đuổi ước mơ

Theo đuổi ước mơ công việc là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng không ít người trong chúng ta đã và đang sống, làm công việc mà bản thân không hề yêu thích hay đơn giản là bản thân không hề có ý định chọn công việc hiện tại.


8

Những kỹ năng làm việc nhóm khi tham gia công tác cùng đồng đội

Ứng xử linh hoạt và cách làm việc hiệu quả cùng đội nhóm sẽ phản ánh tính chuyên nghiệp trong mỗi cá nhân đáp ứng yêu cầu công việc.


9

NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT CHO HƯỚNG DẪN VIÊN DU LỊCH

Hướng dẫn viên du lịch luôn cần những kinh nghiệm để phục vụ tốt hơn, chu đáo hơn - là một trong những mục tiêu đặt ra hàng đầu cho những người làm du lịch. Cùng xem những kỹ năng nào cần thiết cho một hướng dẫn viên du lịch nhé


10

Những nguyên nhân khiến bạn stress trong công việc

Chắc hẳn trong chúng ta ai cũng một vài lần gặp stress vì công việc, bạn không thể chắc chắn nói với tôi rằng chưa lần nào bạn gặp áp lực về công việc, từ sếp hoặc đang muộn phiền, chán trường với công việc hiện tại… Vậy đâu là nguyên nhân khiến bạn gặp phải những tình trạng này? Phương hướng giải quyết ra sao? Dưới đây là câu trả lời cho bạn.