ViecOi Tìm việc làm & Đăng tin tuyển dụng Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×

Kỹ Năng Viết Mail

  • 14/07/2017
  • |
  • Lượt xem: 1411

Công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, trong môi trường công sở việc sử dụng mạng internet đã trở thành quen thuộc, không còn nhiều những thông điệp bằng văn bản giấy thay thế vào đó là thông tin được truyền đạt thông qua phương tiện điện tử email, điện thoại, cứ nghĩ rằng viết email là đơn giản.


Nhưng khảo sát trên thực tế trong 100 email công việc có đến 90% trong đó chưa thực sự chuyên nghiệp hoặc thiếu thông tin, hãy lưu ý những điểm dưới đây trước khi bạn click vào gửi email.

Đầy đủ thông tin


Email trong công việc không phải là một bức thư đầy cảm xúc vì vậy đừng viết dài dòng văn tự, viết ngắn gọn súc tích, đầy đủ thông tin là được. Trong cương vị của người đọc thư cũng không muốn đọc một email dài cả trang A4 chỉ để nói một điều là chưa chốt được hợp đồng với khách hàng, văn bản mail khác với cách truyền đạt thông tin trực tiếp, để có hiệu quả cao trong giao tiếp email cần tinh tế và chuyên nghiệp.

Kiểm tra trước khi gửi đi

Trước khi gửi email bạn phải chắc chắn đã đầy đủ thông tin cần thiết, đã đúng người nhận, hoặc bạn đã Cc, Bcc cho một người nào khác theo yêu cầu, nếu có file đính kèm hãy đảm bảo file đó đã chính xác và sẵn sàng để gửi đi, ngoài ra bạn cũng cần viết chủ đề của mail, chẳng hạn mail báo cáo công việc thì nên ghi rõ báo cáo công việc ngày bao nhiêu, bởi vì người nhận email có thể sẽ nhận rất nhiều email của người khác nữa.

Cc và Bcc

Có nhiều bạn còn chưa hiểu rõ Bc và Bcc là gì? sẽ bỡ ngỡ không biết sử dụng như thế nào cho đúng trong nhiều trường hợp.


Cc hiểu một cách đơn giản nhất là bạn gửi một bản sao email cho một vài người khác, trong danh sách những người được Cc của cùng một email, họ sẽ nhìn thấy danh sách những người nhận khác. Ví dụ trong danh sách Cc của bạn có 3 người A1,A2,A3 thì A1 sẽ biết A2,A3 cũng nhận được email này.

Bcc cách dùng cũng gần như Cc, chỉ khác một điểm quan trọng đó là người nhận không thấy được danh sách những người được gửi.

Soạn email chuyên nghiệp


Email tối thiểu phải có đầy đủ thông tin người nhận, chủ đề, lời chào, nội dung, chữ ký, file đính kèm. Một điểm lưu ý đó là chữ ký của bạn nhé, đừng có hoa hèo quá mức, chữ ký đơn giản gọn gàng với họ tên đầy đủ, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc.

Chữ ký của tôi:
Vu Van Cuong
Team Leader maketing
mobile. +84 999 999 999
email. cuongvu@xyz.com
website. www.viecoi.vn
address. Ho Chi Minh City

Định dạng cũng là phần quan trọng, tốt nhất hãy để màu chữ và định dạng mặc định, tô đậm những keyword quan trọng để người nhận nắm bắt nội dung nhanh hơn.

Văn phong chuyên nghiệp

Ngôn ngữ trong công việc, cụ thể là trong email cần chuyên nghiệp, không sử dụng các từ ngữ địa phương, đa nghĩa hãy những từ ngữ tối nghĩa gây hiểu nhầm đối với người nhận email. Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi nhé, đây là lỗi mà cả những nhân viên lâu năm vẫn thường mắc phải, người nhận sẽ đánh giá thái độ và sự cẩn thận của bạn trong công việc.


Bạn nên bắt đầu viết nội dụng bằng lời chào trước như “Dear..; Hi…”. Trong phần nội dung nên phân khúc phân đoạn nếu email dài, hoặc sử dụng dấu gạch đầu dòng. Sau khi hoàn thành nội dung thì kết thúc ngắn gọn bằng một lời cảm ơn chân thành.

Những lưu ý khác

Không sử dụng email nội bộ công ty để bàn tán, nói chuyện phiếm, nói xấu người khác, bởi vì email nội bộ được quản lý và lưu trữ các thông tin. Forward email với mục đích trêu chọc, đùa giỡn, trước khi Forward email cho ai đó hãy hỏi ý kiến  tác giả của email. Hãy cố gắng trả lời email trong thời gian sớm nhất, không nên để đến ngày hôm sau trả lời với một lý do lãng xẹt là quá bận, bạn quá bận không có đủ 10 phút đồng hồ để gửi mail sao.

Đó là những điều cơ bản nhất bạn cần nắm vững để viết email chuyên nghiệp trong trao đổi thông tin điện tử, hãy đặt mình vào vị trị người nhận để hiểu được cảm giác khi đọc một email tồi như thế nào.
Chúc bạn thành công trong công việc!

Từ khóa: Viết MailKỹ Năng

Người khác đã xem

1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

3

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

4

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

5

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

6

5 bước trong quy trình tuyển dụng ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. ì ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. ì vậy bộ phận nhân sự nói riêng và toàn công ...

7

Sự khác nhau về văn hóa phương ...

Sau đây là một trong những chủ đề thường được ...

Sự khác nhau về văn hóa phương ...

Sau đây là một trong những chủ đề thường được nhắc đến khi so sánh sự khác nhau về văn ...

8

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có thể tham khảo những mục tiêu dưới đây để tự ...

9

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

10

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng gì? Nhân sự ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng gì? Nhân sự chính là tài sản lớn nhất và quan trọng nhất ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

3

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

4

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

5

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

6

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

7

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

8

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

9

5 bước trong quy trình tuyển dụng ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. ì ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. ì vậy bộ phận nhân sự nói riêng và toàn công ...

10

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có thể tham khảo những mục tiêu dưới đây để tự ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

3

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

4

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

5

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

6

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

7

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

8

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

9

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có thể tham khảo những mục tiêu dưới đây để tự ...

10

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...


Xem thống kê danh sách 

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn nghĩ. Từ lâu môi trường làm việc tại công ty ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ và đặc biệt là khi bạn có ít kinh ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con đường phát triển sự nghiệp không? Sự thật là: Bạn ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào cũng cần phải có những kĩ năng nhất định để ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành giáo viên mầm non hiện đang là ngành thu hút ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...


Xem thống kê danh sách