Các công tác liên quan quản lý dịch vụ
− Quản lý, giám sát và điều hành nhân viên trong bộ phận và các nhân viên nhà thầu khác như dịch vụ an ninh, vệ sinh, phun diệt côn trùng, sân vườn ,cây cảnh ...
− Kiểm tra định kỳ hằng ngày các khu vực dịch vụ của Tòa nhà.
− Theo dõi công việc và thái độ làm việc của từng vị trí nhà thầu. Nghiệm thu chất lượng dịch vụ, đảm bảo tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng của các nhà thầu phụ.
− Tổ chức và tham gia các cuộc họp giữa các bộ phận dịch vụ để chất lượng dịch vụ ngày càng nâng cao.
− Thiết lập hệ thống dữ liệu cần thiết để theo dõi tốt nhất chất lượng dịch vụ các nhà thầu cung cấp và có kế hoạch điều chỉnh kịp thời những sai sót để không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cung cấp cho Khách hàng, nhân viên Tòa Nhà.
− Phối hợp với bộ phận an ninh và vệ sinh để giám sát nhà thầu phụ vào thi công nội thất trong tòa nhà.
− Tổ chức và tham gia diễn tập công tác PCCC của các bộ phận An ninh, Vệ sinh theo định kỳ của Tòa Nhà và tổ chức diễn tập PCCC cho cả toà nhà khi có yêu cầu
− Đại diện cho Công ty khi được uỷ quyền làm việc với các nhà thầu như vệ sinh, an ninh, cây cảnh....
− Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng và công ty khi có sự việc xảy ra.
− Thay mặt Đơn vị Quản lý làm việc với Chủ nhà khi được sự cho phép.
− Thiết lập các Quy trình làm việc mới khi có phát sinh.
− Tiếp nhận các thông tin yêu cầu hay phản hồi từ phía khách hàng, chuyển cho người hay các bộ phận dịch vụ có chức năng giải quyết
− Giải quyết các vấn đề liên quan đến tòa nhà và công trình tiện ích liên quan đến tòa nhà.
− Theo dõi, quản lý công tác bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.
− Quản lý tất cả những tài sản và thiết bị được trang bị cho tòa nhà và các công trình tiện ích gắn liền với tòa nhà.
− Thường xuyên tổ chức những cuộc họp với các nhân viên, các nhà thầu để theo dõi và xử lý dứt điểm các hư hỏng, sự cố và các vấn đề phát sinh khác trong quá trình quản lý vận hành
− Kiểm tra, đôn đốc, đánh giá chất lượng công việc của bộ phận kỹ thuật, vệ sinh, bảo vệ.
Các công tác liên quan đến hành chính, tài chính
− Kiểm soát chi phí tiêu hao của tòa nhà một cách hợp lý và hiệu quả.
− Thống kê, đánh giá và xử lý các tài sản và thiết bị phục vụ cho công tác quản lý vận hành tòa nhà.
− Lập kế hoạch tài chính hàng quý, chi tiêu mua sắm vật tư tiêu hao dịch vụ, kỹ thuật
− Cập nhật hệ thống file quy trình hoạt động,các form mẫu liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ hàng ngày cho khách hàng Tòa Nhà.
− Giải qâpyết các công việc hành chính khi có phát sinh.
− Lập báo cáo hàng tháng, hàng quý về công tác quản lý dịch vụ gửi về công ty
− Phát hành công văn, thông báo khi được ủy quyền
Các công tác liên quan đến việc chăm sóc khách hàng.
− Quản lý danh sách khách thuê.
− Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
− Tổ chức thăm dò sự hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ của tòa nhà. Trên cơ sở xem xét, đánh giá ý kiến của khách hàng để lập phương án cải thiện chất lượng dịch vụ của tòa nhà.
− Giám sát và phối hợp với các nhà thầu bên ngoài theo đúng hợp đồng, hợp đồng thuê, hợp đồng dịch vụ và chế độ bảo hành.
− Thiết lập và duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng, giải quyết những thắc mắc khiếu nại của khách hàng .
Đề xuất cải tiến chất lượng dịch vụ của tòa nhà.
− Các công tác liên quan khác:
− Tham gia tuyển chọn, đào tạo đội ngũ nhân sự, quản lý vận hành tòa nhà.
− Lập kế hoạch và báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của cấp trên.
− Là đầu mối làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương liên quan đến ANTT, an toàn PCCC,...
− Và các công việc khác theo khi có yêu cầu của cấp trên.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KỸ THUẬT TOÀ NHÀ:
Theo dõi vận hành hệ thống kỹ thuật của tòa nhà theo kế hoạch định kỳ.
Thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị (máy phát điện, hệ thống PCCC, điều hòa không khí...) định kỳ theo chỉ dẫn của nhà cung cấp và theo kế hoạch đã được bộ phận có thẩm quyền phê duyệt và ban hành.
Thực hiện công tác thay thế, sữa chữa (những vấn đề liên quan về điện, cơ sở hạ tầng...tại tòa nhà) khi có yêu cầu.
Theo dõi, kiểm tra kho vật tư thay thế được cấp. Sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ được giao một cách hợp lý và hiệu quả.
Cập nhật nhật ký bộ phận kỹ thuật về công tác bảo trì, bảo dưỡng, thay thế, sữa chữa theo đúng qui định.
Hỗ trợ Chủ nhà ghi nhận chỉ số điện, nước hàng tuần, hàng tháng nhằm kiểm tra, theo dõi mức tiêu thụ điện năng tại tòa nhà tránh trường hợp thất thoát không cần thiết xảy ra (nếu có)
Kiểm tra, khắc phục kịp thời những sự cố kỹ thuật liên quan đến hệ thống. Trường hợp những sự cố lớn, nằm ngoài khả năng phải báo cáo ngay và xin ý kiến của cấp trên để xử lý.
Giám sát những đơn vị nhà thầu thuê ngoài khi vào thi công, sữa chữa, bảo trì cho tòa nhà.
Phối hợp với Bộ Phận bảo vệ kiểm tra hệ thống PCCC, bình chữa cháy định kỳ và ghi chép đầy đủ theo qui định.
Tham gia xây dựng kế hoạch tiết kiệm điện năng, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các hệ thống liên quan đến tòa nhà
