NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC
1.1. Công việc Hành chính:
- Theo dõi, tổng hợp chấm công và các chứng từ phát sinh chấm công của BQL tòa nhà;
- Tổng hợp và báo cáo lịch làm việc, phân ca;
- Soạn thảo các văn bản, thư từ, thông báo, quyết định… và gửi khách hàng theo chỉ đạo cấp trên.
- Quản trị cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng và các công tác hành chính phát sinh tại tòa nhà;
- Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị và văn phòng phẩm trong Công ty.
- Theo dõi, kiểm kê, quản lý tài sản chung của Ban Quản lý tòa nhà;
- Trả lời điện thoại nội bộ, đón khách, đối tác tới giao dịch. Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Phối hợp với với các bộ phận: An ninh, vệ sinh, môi trường lấy rác, kỹ thuật, lễ tân thu ngân…Ban Quản trị trong việc tiếp nhận và quản lý thông tin của khách hàng, hộ dân nhận bàn giao nhà, cư dân chuyển đến ở, chuyển đi...v.v;
- Làm thủ tục cung cấp dịch vụ tại các Tòa nhà: Hợp đồng dịch vụ, gửi xe và các dịch vụ Công ty cung cấp cho khách hàng, cư dân;
- Giám sát các dịch vụ trong tòa nhà: An ninh, vệ sinh, kỹ thuật, môi trường lấy rác….
- Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
1.2. Công việc mảng Kế toán/thu ngân:
- Tiến hành thu phí dịch vụ điện, nước, xe, thẻ… của cư dân tại quầy trực;
- Báo cáo thu chi/nộp tiền hàng ngày, làm đề nghị thanh toán khi có yêu cầu;
- Tổng hợp báo cáo doanh thu, công nợ còn tổn tháng trước. Tổng hợp lên số liệu phải thu và phát hành thông báo thu phí đến cư dân hàng tháng;
- Đôn đốc khách thuê phòng thanh toán tiền thuê;
- Lập kế hoạch, tổng hợp và thực hiện kế hoạch thu - chi đúng quy định;
- Chịu trách nhiệm chính trong việc in thông báo, phát thông báo phí và thu phí quản lý hàng tháng.
