Chọn nhà cung cấp mới và yêu cầu phát hành báo giá
- Tham gia đàm phán với nhà cung cấp để đảm bảo hiệu quả chi phí
- Phân tích và đánh giá hồ sơ dự thầu để xác định giá trị tối ưu
- Đảm bảo sự liên kết giữa các đơn đặt hàng của nhà cung cấp với yêu cầu sản xuất về mặt chi tiết, giao hàng, chất lượng và giá cả
- Phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo về thời gian giao hàng của sản phẩm mua
- Phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu và các nhà cung cấp về thủ tục chuyển hàng và thủ tục hải quan
- Giám sát hoạt động của nhà cung cấp (về thời gian giao hàng, chất lượng giao hàng, thời gian dẫn) và giải quyết các vấn đề về hiệu suất.
Kế hoạch 1: Thực hiện mua hàng theo kế hoạch mua hàng đảm bảo đơn giá tốt nhất và đáp ứng tiến độ.
- Dựa theo danh sách vật tư của kế hoạch mua hàng lập kế hoạch thực hiện mua hàng, làm việc với NCC để đạt được giá tốt nhất đồng thời vẫn đảm bảo tiến độ cung ứng vật tư.
- Soạn thảo hợp đồng/ đơn hàng (PO) với NCC, trình duyệt chấp thuận hợp đồng.
- Theo dõi, đôn đốc NCC sản xuất hàng và đảm bảo giao hàng đúng theo thỏa thuận trên PO hoặc hợp đồng.
- Thông báo đến bộ phận kho hoặc bộ phận tiếp nhận hàng cùng bộ phận QAQC 01 ngày trước ngày giao hàng của NCC.
- Tham gia chứng kiến nhận hàng trong lần đầu giao hàng đối với NCC mới.
Kế Hoạch 2: Liên tục tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) mở rộng nguồn cung, đa dạng hóa chủng loại nguyên vật liệu, dịch vụ.
- Bổ sung liên tục danh sách các NCC tiềm năng, có năng lực tốt và cập nhật báo giá thường xuyên 3 tháng/ lần.
- Đàm phán giá, thương lượng các điều khoản nguyên tắc với NCC sao cho có lợi nhất cho công ty.
- Tìm hiểu đa dạng hóa chủng loại nguyên vật liệu, dịch vụ sẵn sang phục vụ công tác thiết kế của kỹ thuật hoặc phát sinh của dự án.
Kế Hoạch 3: Làm hồ sơ đề nghị thanh toán, theo dõi thanh toán
- Theo dõi, tiếp nhận Phiếu Nhập Kho, Phiếu Giao hàng, Hóa đơn VAT, … các hồ sơ liên quan đến việc giao nhận hàng để làm hồ sơ đề nghị thanh toán.
- Phối hợp với Bộ phận TCKT để đảm bảo thanh toán cho NCC đúng thời hạn quy định.
Kế hoạch 4: Báo cáo
- Thực hiện báo cáo kết quả công việc hàng tuần cho trưởng phòng
- Lập kế hoạch thực hiện công việc trong tuần tiếp theo gửi trưởng phòng theo dõi, đánh giá.
