- Tiếp nhận mọi thắc mắc, phản hồi của khách hàng liên quan đến toàn bộ dịch vụ của công ty qua tất cả các kênh thông tin: trực tiếp, điện thoại, email, nội bộ,… theo đúng thẩm quyền và quy định của Công ty.

- Đưa ra phương hướng giải quyết, xử lý vấn đề:

- Trả lởi khách hàng:

+ Khi có thông tin phản hồi kết quả kiểm tra, xác minh từ các bộ phận liên quan sẽ trả lời khách hàng theo một hoặc nhiều hình thức: Gọi điện thoại, gửi văn bản phúc đáp, gửi email,… tùy theo hình thức khiếu nại ban đầu tiếp nhận. Thời gian tùy thuộc vào vần đề nhưng không quá 2 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận.

Báo cáo:

- Những thắc mắc, khiếu nại không nằm trong khả năng giải quyết hoặc trường hợp khách hàng không hài lòng với kết quả xử lí thắc mắc/khiếu nại thì phải chuyển cho cấp trên.

- Lập báo cáo có phân loại ý kiến phản hồi cho quản lý hàng tuần để từ đó công ty đưa ra hành động khắc phục phòng ngừa tái diễn hoặc cải tiến quy trình.

- Xử lí các biên bản trả hàng, thu hồi Hóa đơn, điều chỉnh Hóa đơn

- Liên hệ khách hàng về lý do trả không hợp lý.

- Thuyết phục khách hàng nhận hàng; giảm chi phí nhận hàng trả về.

- Kiểm soát việc trả hàng không đúng CTKM, không đúng đơn hàng xuất đi, date cận …

- Cuộc gọi nhỡ của khách hàng khiếu nại được gọi lại

- Lưu hồ sơ, kết thúc khiếu nại đầy đủ và khoa học.

Chi tiết công việc trao đổi trong quá trình phỏng vấn