ViecOi Tìm việc làm & Đăng tin tuyển dụng Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×
 Việc làm  /  Cẩm nang nghề nghiệp / Lời khuyên nghề nghiệp / Trau dồi kỹ năng giao tiếp qua email để mang tới thành công

Trau dồi kỹ năng giao tiếp qua email để mang tới thành công

  • 23/11/2016
  • |
  • Lượt xem: 744

Kỹ năng giap tiếp, Kỹ năng sử dụng mail, Email, Kỹ năng

Khi thời buổi công nghệ phát triển, mạng internet trở thành một phần không thể thay thế trong cuộc sống, công việc của mỗi người. Nếu như trước kia chúng ta sử dụng thư tay, đàm thoại trực tiếp để kết nối giữa người ngày với người khác thì nay chỉ cần sử dụng email mọi chuyện trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Giao tiếp thông qua email bạn hoàn toàn có thể ở nhà, ở cơ quan mà vẫn liên lạc, trao đổi công việc được với bất kỳ ai ở bất kỳ đâu mà bạn muốn. Từ tính thiết thực, sự quan trọng của việc sử dụng email thì làm sao để có kỹ năng giao tiếp qua email tốt nhất sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong nhiều hoạt động, công việc của mình để từ đó dẫn tới thành công.

Việc sử dụng email không đơn thuần chỉ là cách để bạn trao đổi thông tin mà đó còn là cách để bạn thể hiện được bản thân, thể hiện cá tính và thương hiệu riêng của mình. Bởi thế cho nên, mỗi người cần đặc biệt chú ý với mỗi bức thư điện tử mà mình gửi đi, đảm bảo kỹ năng giao tiếp email được chú trọng để có những bức thư thực sự hoàn hảo nhất. Điều đó cần dựa trên những yếu tố:

Suy nghĩ trước khi quyết định viết

Trước khi chính thức viết một email hãy xác định rõ việc bạn viết email đó để làm gì, nên viết như thế nào và liệu rằng đây có phải là bức thư mang tới hiệu quả cao cho mong muốn, mục đích mà bạn hướng tới hay không. Tùy thuộc vào nhu cầu, hoàn cảnh cụ thể mà kỹ năng giao tiếp email cũng có những khác biệt, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ, ngữ điệu khác nhau nhằm mang tới hiệu quả cao nhất.

Quan tâm tới nội dung của email

Kỹ năng giap tiếp, Kỹ năng sử dụng mail, Email, Kỹ năng

Sử dụng email chủ yếu để giúp người nhận có thể hiểu được những gì bạn nói, nắm rõ được những thông tin mà bạn truyền tải. Vì thế, lưu ý rằng khi viết email đừng quá dài dòng, hoa mỹ mà hãy tập trung vào nội dung chính bạn muốn nói sẽ giúp cho thông tin bạn cung cấp, chia sẽ tới với người nhận được dễ dàng hơn rất nhiều.

Đừng sử dụng quá nhiều câu văn, hãy viết một email thật đơn giản song đủ ý sẽ giúp người đọc dễ dàng hiểu, nhớ được những gì mà bạn gửi gắm.

Chú ý viết email ngắn

Ngày nay con người sử dụng email thay bằng các phương thức liên lạc khác bởi sự tiện lợi, hiệu quả và đơn giản mà nó mang lại. Chính vì thế, kỹ năng giao tiếp email bạn nên nhớ hãy viết ngắn, đơn giản mà vẫn mang tới đầy đủ nội dung thay vì viết quá dài, quá nhiều vừa mất thời gian của bản thân, hao tốn thời gian của người đọc mà kết quả thu nhận về chưa hẳn sẽ lý tưởng.

Xác định tầm quan trọng của email

Có nhiều kỹ năng, thủ thuật cần ghi nhớ khi sử dụng email để giao tiếp với người khác. Việc đánh giá, phân loại email có tầm quan trọng tới đâu là cách để người nhận có thể xác định được thông tin mà bạn gửi có cần thiết, quan trọng và cần được quan tâm ngay lập tức hay không. Việc đánh dấu email bạn gửi đi sẽ khiến người nhận được email đó chú ý hơn.

Email cần có cấu trúc rõ ràng

Đừng tưởng rằng viết email thì không cần quan tâm tới bố cụ, cấu trúc của nội dung mà bạn viết. Nếu bạn đã, đang và vẫn có suy nghĩ như vậy thì đó thực sự là một sai lầm. Cấu trúc của email cần đảm bảo cấu trúc hoàn thiện gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc. Trong đó, phần thân của email chính là nội dung chính, cơ bản mà bạn muốn đối phương tiếp nhận.

Kỹ năng giap tiếp, Kỹ năng sử dụng mail, Email, Kỹ năng

Không nên sử dụng từ ngữ khó hiểu

Giao tiếp bằng email, nhất là kỹ năng giao tiếp email công việc cần chú ý tránh sử dụng những từ ngữ quá khó hiểu, trừu tượng, những câu văn tối nghĩa hoặc dễ gây hiểu lầm có thể ảnh hưởng tới quá trình truyền đạt thông tin của mình tới những người khác.

Sử dụng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu song vẫn thể hiện được sự tôn trọng của mình với người đối diện, thể hiện được văn hóa và phong cách của bản thân sẽ là một cách sử dụng email chuyên nghiệp, thể hiện được khả năng của chính bản thân bạn.

Kỹ năng giap tiếp, Kỹ năng sử dụng mail, Email, Kỹ năng

Trau dồi thêm kỹ năng cho bản thân là điều vô cùng quan trọng. Để có được hiệu quả công việc cũng như nhiều hoạt động hơn nữa của bản thân thì cải thiện kỹ năng giao tiếp email là một trong những vấn đề cần được quan tâm và chú ý nhiều hơn nữa. Đây không phải là vấn đề quá phức tạp, bởi thế mỗi người chỉ cần chú tâm, tìm hiểu nhiều hơn nữa sẽ có được hiệu quả, sự chuyên nghiệp khi sử dụng email, nhất là trong công việc.

Chia sẻ và đóng góp ý kiến cùng Viecoi.vn.

Anh Nguyễn

Từ khóa: Viết EmailKỹ Năng Giao TiếpKỹ Năng MềmIt

Người khác đã xem

1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

3

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

4

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

5

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

6

Công việc của một designer làm gì?...

Bài viết này chúng ta cùng nhau tìm hiểu những ...

Công việc của một designer làm gì?...

Bài viết này chúng ta cùng nhau tìm hiểu những công việc của một designer nhé! Tìm được một công ...

7

Nhiệm vụ của một team leader trong ...

Nhiệm vụ của một team leader là làm thế ...

Nhiệm vụ của một team leader trong ...

Nhiệm vụ của một team leader là làm thế nào để kết hợp những cái tôi cá nhân lại ...

8

7 Ý tưởng tổ chức sinh nhật ...

Với một kế hoạch nhỏ, ngày sinh nhật ở văn ...

7 Ý tưởng tổ chức sinh nhật ...

Với một kế hoạch nhỏ, ngày sinh nhật ở văn phòng có thể vừa là một sự khoe mẻ vừa ...

9

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có thể tham khảo những mục tiêu dưới đây để tự ...

10

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

3

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

4

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

5

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

6

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

7

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

8

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

9

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có thể tham khảo những mục tiêu dưới đây để tự ...

10

Nhiệm vụ của một team leader trong ...

Nhiệm vụ của một team leader là làm thế ...

Nhiệm vụ của một team leader trong ...

Nhiệm vụ của một team leader là làm thế nào để kết hợp những cái tôi cá nhân lại ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

3

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

4

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

5

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

6

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

7

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

8

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

9

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

10

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có thể tham khảo những mục tiêu dưới đây để tự ...


Xem thống kê danh sách 

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn nghĩ. Từ lâu môi trường làm việc tại công ty ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ và đặc biệt là khi bạn có ít kinh ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con đường phát triển sự nghiệp không? Sự thật là: Bạn ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào cũng cần phải có những kĩ năng nhất định để ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành giáo viên mầm non hiện đang là ngành thu hút ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...


Xem thống kê danh sách