Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Tổng quan về ngành tổ chức sự kiện

1. Sự kiện là gì?

Sự kiện là những hoạt động mang ý nghĩa quan trọng đang xảy ra và mang ý nghĩa nhất định đối với đời sống con người. Một sự kiện có thể được mô tả như là một buổi họp nhiều người với mục đích kỷ niệm, giáo dục, tiếp thị hoặc hội họp. Sự kiện có thể được phân loại dựa trên quy mô tổ chức, loại hình và ngữ cảnh riêng. 

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc liên ý tưởng, sắp xếp và thực hiện các ý tưởng đúng như mục đích của người tổ chức. Hoặc có thể hiểu là thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Các sự kiện còn có mục đích đặc biệt hơn, chính là để đánh bóng cho thương hiệu của nhãn hàng nhằm tăng doanh số bán hàng.

3. Các lĩnh vực trong ngành tổ chức sự kiện

Sự kiện gồm những lĩnh vực khá rộng xung quanh chúng ta như: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,...  thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Quy trình tổ chức sự kiện

1. Trước khi tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện bạn cần: 

• Tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ mà bạn sẽ tổ chức: điều này giúp bạn hiểu rõ về các sản phẩm dịch vụ bạn sắp làm để làm đúng như mục đích và mong muốn của khách hàng muốn truyền tải cho các quan khách của họ. Từ đó, bạn sẽ lên kế hoạch chi tiết dựa vào các đặc trưng của sản phẩm dịch vụ đó. 
• Lập kế hoạch: sau khi đã hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, một bản kế hoạch chỉnh chu sẽ là kim chỉ nang cho người tổ chức sự kiện khâu chuẩn bị tiếp theo một cách hoàn chỉnh và phù hợp nhất.
• Chuẩn bị tổ chức sự kiện: đây là bước vô cùng quan trọng vì bạn sẽ phải chuẩn bị mọi thứ liên quan đến sự kiện sắp tới từ những điều nhỏ nhặt nhất.
• Báo giá sự kiện: Bạn sẽ phải lên kế hoạch chi tiết từ khâu tổ chức, các khu tổ chức sự kiện, các trang thiết bị, nhân lực phục vụ trong sự kiện,... và rất nhiều điều khác bạn phải liệt kê chi tiết và báo lại giá với đối tác. Nếu không tính toán chi tiết và kỹ lưỡng, sẽ có rất nhiều khoản chi phí phát sinh, bạn sẽ gây tổn thất đến công ty của mình vì đã không báo giá trước cho đối tác.

2. Trong khi tổ chức sự kiện

Một số quy trình trong khi sự kiện thường diễn ra là:  

• Tiếp đón khách mời: trong tất cả các sự kiện đều có khách mời, họ là những người được chủ sự kiện mời đến. Những người tổ chức sự kiện phải sắp xếp các nhân lực đón tiếp tại các sự kiện như PG, PB và giúp khách mời ổn định chỗ ngồi trong sự kiện.
• Tổ chức chương trình trong chính sự kiện: Tùy vào tính chất và cách thức tổ chức sự kiện bạn đang làm mà các chương trình, hoạt động trong sự kiện sẽ có sự khác nhau. Để đảm bảo chương trình được diễn ra theo như kế hoạch đã đề ra, trong suốt chương trình diễn ra bạn phải giám sát nhằm nắm bắt tình hình sự kiện. Ngoài ra, bạn phải bố trí nhân lực xung quanh khu vực diễn ra sự kiện để đảm bảo khách hàng được chăm sóc trong suốt quá trình tham dự.

• Phục vụ ăn uống trong quá trình sự kiện diễn ra: nhằm đảm bảo khách mời, người tham dự được chăm sóc chu đáo. Trong khi sự kiện đang diễn ra, ban phải đáp ứng được nhu cầu mà người tham sự mong muốn, bởi vì làm sự kiện chính là làm hài lòng khách hàng. 
• Tổ chức các hoạt động ngoài ch sự kiện: ngoài các hoạt động chính của sự kiện, thì các hoạt động phụ khác cũng đóng vai trò quan trọng. Những sự kiện phụ này sẽ là nhân tố thúc đẩy việc quảng bá sản phẩm dịch vụ và thương hiệu của chủ sự kiện. Các sự kiện phụ này càng hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người tới sự kiện của bạn và họ sẽ ở lại sự kiện lâu hơn. 

3. Sau khi diễn ra sự kiện

Sau khi sự kiện diễn ra thì những hoạt động sau đó cũng không kém phần quan trọng. Một số quy trình sau khi diễn ra sự kiện như: 

• Chăm sóc khách hàng sau sự kiện
• Phân tích sự kiện: khi một sự kiện kết thúc, bạn phải có hoạt động nhìn lại xem xét sự kiện của bạn tổ chức có đạt được những hiệu quả và mục tiêu đã đề ra hay không. Và còn những điều gì thiếu sót để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau
• Hoạch định tài chính cho sự kiện: sau khi sự kiện kết thúc chính là lúc bạn và đối tác sẽ ngồi lại và hạch toán các khoản chi phí sự kiện. Bạn phải là người nắm rõ các khoản phát sinh, những chi phí trong sự kiện để thống kê và báo cáo lại cho đối tác nắm bắt được. Sau đó cả hai bên có thể thanh toán rõ ràng và chi tiết, minh bạch. 

Muốn tổ chức một sự kiện thành công, chuyên nghiệp và hiệu quả bạn cần:

• Có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn cao
• Cơ sở, trang thiết bị sự kiện đạt chất lượng cao. Đảm bảo trong quá trình diễn ra sự kiện không gặp khó khăn, trục trặc
• Quản trị sự kiện: các yếu tố bên ngoài và bên trong sự kiện cần được kiểm soát chặt chẽ.

Ngành tổ chức sự kiện cần những tố chất gì? 

1. Sự yêu nghề

Đối với bất kì ngành nghề nào, đều cần đến sự yêu nghề. Sự yêu nghề giúp bạn không chán nản trong quá trình làm việc, không dừng bước trước những khó khăn. Sự yêu nghề sẽ tạo động lực, nguồn năng lượng đánh bật mỏi mệt mỏi và không bao giờ hối hận với quyết định của mình

2. Có sức khoẻ tốt

Điều này khá quan trọng vì bạn sẽ có những lúc phải thức trắng đêm để lo cho sự kiện. Công việc đôi khi đòi hỏi sự đi sớm về khuya để chuẩn bị tốt cho các sự kiện sắp diễn ra. Vì vậy hãy chuẩn bị một cơ thể khỏe mạnh để đáp ứng những áp lực và yêu cầu ngành này mang tới.

3. Có khả năng lãnh đạo, quản lý

Một người làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải quản lý một ekip, quản lý giờ giấc, thiết bị và phải biết sắp xếp mọi thứ một cách khoa học và thông minh. 

4. Có khả năng đàm phán, giao tiếp

Một sự kiện diễn ra bao gồm nhiều người đến từ nhiều ngành nghề khác nhau. Đòi hỏi bạn phải có khả năng đàm phán và giao tiếp tốt để có thể mang tới những lợi ích cần có. 

5. Có ngoại hình ưa nhìn

Nhiều ngành nghề có thể không yêu cầu ngoại hình. Nhưng riêng với ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải có ngoại hình ưa nhìn. Ngoại hình tốt sẽ hỗ trợ bạn trong việc giao tiếp, nó còn ảnh hưởng trực tiếp tới vị trí công việc mà bạn được giao. Nếu không có ngoại hình tốt, thì bạn phải trang bị kỹ năng giao tiếp tốt nhất nhé.

6. Chăm chỉ, kiên nhẫn và bình tĩnh

Kim chỉ nang của ngành tổ chức sự kiện là "Có công mài sắt, có ngày nên kim”, không chỉ riêng với ngành tổ chức sự kiện, mà còn áp dụng với nhiều ngành nghề khác. Bên cạnh đó, dù ở bất kì trường hợp, tình huống nào xảy ra thì bạn cũng phải giữ bình tĩnh, không căng thẳng để giải quyết vấn đề. Bình tĩnh và kiên nhẫn sẽ giúp bạn sáng suốt và chọn hướng giải quyết tối ưu nhất. 

7. Có ngoại ngữ tốt

Làm ngành tổ chức sự kiện thì ngoại ngữ là yếu tố rất quan trọng. Nó vừa giúp bạn dễ dàng tham khảo các tài liệu, khám phá cũng như đi sâu hơn vào nghề. Ngoài ra ngoại ngữ tốt cũng mở ra cho bạn nhiều cơ hội nghề nghiệp và có thể có những mối quan hệ giúp ích cho công việc của bạn. 

 Đọc thêm: Những kỹ năng bổ ích giúp bạn học tốt tiếng Anh

Mức lương của nhân viên ngành tổ chức sự kiện

Mức lương của một nhân viên ngành tổ chức sự kiện còn phụ thuộc vào vị trí công việc, vai trò, kinh nghiệm và loại hình sự kiện bạn làm việc. Những nhân viên tổ chức sự kiện mới vào nghề có mức lương khởi điểm vào khoảng từ 5-7 triệu đồng/tháng. Sau thời gian làm việc và cố gắng trong nghề, kinh nghiệm khi đã tích lũy được nhiều mức lương của bạn có thể thăng lên 8-15 triệu hoặc có thể cao hơn. 

Nhân viên ngành tổ chức sự kiện còn tạo thêm thu nhập của mình bằng việc nhận lương ngoài giờ, tiền hoa hồng, công tác phí cho mỗi sự kiện khác nhau. 

Cơ hội việc làm trong ngành tổ chức sự kiện 

• Người tổ chức sự kiện (Event Planner): Bạn sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho sự kiện, từ ý tưởng, chủ đề tổng quan tới những quyết định về địa điểm, hậu cần, ngân sách,... 
• Người quản lý sự kiện (Event Manager): Là một Event Manager, bạn sẽ thay mặt khách hàng của mình và chịu trách nhiệm về từng khía cạnh của sự kiện được tổ chức. Các nhiệm vụ được giao cho người quản lý sự kiện bao gồm từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện một sự kiện một cách chu toàn nhất.
• Nhà tổ chức triển lãm (Exhibition Organiser): Tương tự như công việc của một nhà tổ chức sự kiện. Sự khác biệt cơ bản là nhà tổ chức triển lãm lập kế hoạch cũng như thực hiện hội chợ và triển lãm.

Việc làm tổ chức sự kiện mới nhất

• Người trang trí sân khấu (Stage Decorator): Chịu trách nhiệm thiết kế bố cục sân khấu cho sự kiện, bao gồm việc sắp xếp đạo cụ, trang trí sân khấu sao cho phù hợp với chủ đề của sự kiện và làm cho sân khấu nổi bật giữa các yếu tố trang trí khác của địa điểm.
• Người tổ chức đám cưới (Wedding Planner): Người lập kế hoạch đám cưới giúp khách hàng của mình trong việc tổ chức đám cưới và cung cấp các dịch vụ khác như lập danh sách khách mời, quyết định chủ đề đám cưới, thực đơn cũng như các công việc hậu cần khác.
• Quản lý Hậu cần (Logistics Manager): Chịu trách nhiệm quản lý việc vận chuyển thiết bị, khách mời và những công tác hậu cần khác cần thiết cho sự kiện

 Đọc thêm: Một số kỹ năng mềm cần thiết cho công việc

Qua bài chia sẻ trên của Viecoi.vn, hy vọng bạn có thể biết thêm về những tố chất cần thiết cho một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và quy trình để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhé!