ViecOi Tìm việc làm & Đăng tin tuyển dụng Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×
 Việc làm  /  Cẩm nang nghề nghiệp / Lời khuyên nghề nghiệp / Những lỗi cơ bản thường mắc phải khi viết báo cáo công việc

Những lỗi cơ bản thường mắc phải khi viết báo cáo công việc

  • 19/07/2016
  • |
  • Lượt xem: 3572

Những lỗi cơ bản thường mắc phải khi viết báo cáo công việc

Trong quá trình quản lý và làm việc báo cáo tiến độ công việc, báo cáo kết quả công việc là những việc không thể thiếu. Dù bạn là nhân viên hay cấp quản lý đều cần phải viết báo cáo, đó là công việc hàng ngày hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm, thế nhưng nhiều người vẫn mắc phải những lỗi rất cơ bản khi viết báo cáo.

Lỗi sử dụng ngôn ngữ khi báo cáo

Ngôn ngữ trong viết báo cáo khác với ngôn ngữ viết thư, hay ngôn ngữ nói thông thường hằng ngày. Ngôn ngữ và văn phong sử dụng trong báo cáo phải là ngôn ngữ phổ thông, câu chữ rõ ràng mạch lạc, không tối nghĩa, đa nghĩa, câu cú phải rõ ràng và có sự liên kết logic theo trình tự. Người viết báo cáo thường hay sử dụng ngôn ngữ nói để viết báo cáo, sử dụng các từ địa phương, câu cú lộn xộn rườm rà, mâu thuẫn nhau.

Lỗi lạc đề, lỗi nội dung báo cáo

Có khi nào bạn đọc một bài báo cáo của nhân viên mình mà tiêu đề một đằng nội dung một nẻo, không ăn nhập vào nhau. Lỗi này lo do người viết báo cáo không lập dàn ý trước khi viết dẫn đến không tập trung vào nội dung chính của báo cáo, lan man, sa đà vào những nội dung phụ, những điểm không quan trọng. Đôi khi nội dung trong báo cáo không đầy đủ, có những nội dung cần thiết trong báo cáo như tiến trình công việc bị chậm nhưng lại không có đề xuất hay kiến nghị phương án, biện pháp để đẩy nhanh tiến độ, hiệu quả công việc chưa cao nhưng lại không báo cáo nguyên nhân.

Lỗi font, định dạng file

Đây là lỗi cơ bản thường gặp nhất, báo cáo được viết phổ biến trên các phiên bản Office, có thể là word hoặc excel, tuy nhiên Office có nhiều phiên bản cũ và mới như office 2003, 2007, 2010, office 2013 plus...vì vậy khi bạn sử dụng những phiên bản mới nhất thì nên lưu file ở chế độ mà các phiên bản cũ có thể xem được đầy đủ thông tin mà không bị lỗi font, nhảy chữ.

Thứ hai là lỗi font chữ, thông thường khi viết báo cáo thì sử dụng bảng mã Unicode, font chữ Times new roman, nếu như bạn sử dụng font chữ không phổ biến mà máy tính của người khác không hỗ trợ thì sẽ bị lỗi font không xem được nội dung báo cáo.

Những lỗi cơ bản thường mắc phải khi viết báo cáo công việc

Lỗi hình ảnh minh họa, bảng biểu

Không kiểm tra lại trước khi gửi báo cáo, các hình ảnh trong báo cáo có thể bị lỗi không hiển thị hoặc hình ảnh minh họa chẳng liên quan gì đến nội dung cả, chất lượng hình ảnh không tốt, quá mờ. Bảng biểu không có chú thích rõ ràng dẫn đến người xem khó hiểu, không hiểu hết được những minh họa từ bảng hiểu, các hình ảnh bảng biểu bạn nên tự vẽ hoặc sử dụng những hình ảnh không có vấn đề về bản quyền. Việc đưa hình ảnh và bảng biểu vào trong báo cáo cần có chú thích rõ ràng, dễ hiểu, có thể đánh số thứ tự để người đọc dễ hiểu nhất.

Sử dụng dấu câu, khoảng trắng bừa bãi

Đọc một bài báo cáo có khi cả một đoạn dài không có một dấu chấm dấu phẩy, sử dụng dấu câu không đúng theo chức năng của nó, sử dụng dấu chấm cảm trong báo cáo, sử dụng nhiều khoảng trắng, sử dụng ngoặc đơn(...), dấu nháy “...”, những lỗi này cho thấy kỹ năng tin học của bạn có vấn đề, cần phải ôn luyện lại kiến thức cơ bản về tin học văn phòng.

Đánh số chỉ mục trong báo cáo

Đối với những báo cáo chứa đựng nhiều nội dung thì nên đánh số chỉ mục giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được tổng thể bài báo cáo trước khi đi sau vào nội dung, cấu trúc của các chỉ mục phải nhất quán và thống nhất từ lớn đến nhỏ, từ cao đến thấp. Rất nhiều bài báo cáo có đánh chỉ mục nhưng không rõ ràng, đôi khi tạo ra một mục lớn mà chỉ có một mục con trong đó, trình bày chỉ mục lộn xộn không phân cấp rõ ràng.

Những lỗi cơ bản thường mắc phải khi viết báo cáo công việc

Trên đây là những lỗi báo cáo cơ bản nhất mà rất thường gặp trong quá trình làm việc, dù là lỗi nhỏ nhưng lại có hậu quả không hề nhỏ, người nhận báo cáo sẽ đánh giá về năng lực và trách nhiệm của bạn đối với công việc, vì vậy hãy lưu ý kiểm tra kỹ báo cáo của mình trước khi bấm Send nhé bạn.

Chia sẻ và đóng góp ý kiến cùng VIECOI.VN nhé!

Tìm hiểu NHỮNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC CẦN THIẾT CỦA MỘT NHÂN VIÊN CÔNG SỞ.

VŨ CƯƠNG

Từ khóa: Lời KhuyênKỹ Năng Viết Báo CáoKỹ Năng Mềm

Người khác đã xem

1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

3

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

4

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

5

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có thể tham khảo những mục tiêu dưới đây để tự ...

6

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

7

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

8

7 Ý tưởng tổ chức sinh nhật ...

Với một kế hoạch nhỏ, ngày sinh nhật ở văn ...

7 Ý tưởng tổ chức sinh nhật ...

Với một kế hoạch nhỏ, ngày sinh nhật ở văn phòng có thể vừa là một sự khoe mẻ vừa ...

9

5 bước trong quy trình tuyển dụng ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. ì ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. ì vậy bộ phận nhân sự nói riêng và toàn công ...

10

Những rủi ro trong sự nghiệp mà ...

Bạn làm việc rất tốt. Nhưng đừng ngủ quên trên ...

Những rủi ro trong sự nghiệp mà ...

Bạn làm việc rất tốt. Nhưng đừng ngủ quên trên chiến thắng. Để tiếp tục học hỏi, nâng cao kỹ ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

3

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

4

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

5

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

6

Những rủi ro trong sự nghiệp mà ...

Bạn làm việc rất tốt. Nhưng đừng ngủ quên trên ...

Những rủi ro trong sự nghiệp mà ...

Bạn làm việc rất tốt. Nhưng đừng ngủ quên trên chiến thắng. Để tiếp tục học hỏi, nâng cao kỹ ...

7

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

8

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

9

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm ...

Định hướng nghề nghiệp trong 5 năm tới. Bạn có thể tham khảo những mục tiêu dưới đây để tự ...

10

5 bước trong quy trình tuyển dụng ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. ì ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng ...

5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. ì vậy bộ phận nhân sự nói riêng và toàn công ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

3

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

4

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

5

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con đường phát triển sự nghiệp không? Sự thật là: Bạn ...

6

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

7

Những rủi ro trong sự nghiệp mà ...

Bạn làm việc rất tốt. Nhưng đừng ngủ quên trên ...

Những rủi ro trong sự nghiệp mà ...

Bạn làm việc rất tốt. Nhưng đừng ngủ quên trên chiến thắng. Để tiếp tục học hỏi, nâng cao kỹ ...

8

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

9

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

10

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...


Xem thống kê danh sách 

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn nghĩ. Từ lâu môi trường làm việc tại công ty ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ và đặc biệt là khi bạn có ít kinh ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con đường phát triển sự nghiệp không? Sự thật là: Bạn ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào cũng cần phải có những kĩ năng nhất định để ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành giáo viên mầm non hiện đang là ngành thu hút ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...


Xem thống kê danh sách