<h1 style="display:none">{key1}</h1>
 Việc làm  / Cẩm nang tìm việc / Kiến thức chuyên ngành / Tài chính / NHỮNG KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA MỘT THƯ KÝ VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

Thư ký là một công việc dường như không mấy xa lạ với mọi người, nhưng nhiều người chưa biết làm thế nào để trở thành một thư ký chuyên nghiệp. Nếu bạn đang có ý định trở thành một nhân viên thư ký thì hãy theo dõi bài viết sau đây của Viecoi, bài viết sẽ đưa tới các bạn một số kỹ năng cần thiết mà người thư ký văn phòng phải có để hoàn thành tốt công việc.

Thư ký văn phòng là gì? Kiến thức chuyên môn mà một thư ký văn phòng cần có

1. Thư ký văn phòng là gì?

Một nhân viên thư ký là người thực hiện các công việc liên quan đến việc hỗ trợ quản lý, sắp xếp hồ sơ, thực hiện các công việc có liên quan đến giấy tờ, điều hành trong văn phòng, soạn thảo văn bản, làm các công việc tạp vụ hành chính, tổ chức cuộc họp, tiếp khách, lên lịch trình và kiểm soát kế hoạch cho giám đốc.

2. Những kiến thức chuyên môn cần có của một thư ký văn phòng

Là một nhân viên thư ký thì cần am hiểu những kiến thức sau: 

  • Hiểu biết sâu về nghề nghiệp của mình, về những nhiệm vụ mà mình được giao;

  • Thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng theo yêu cầu;

  • Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn chuyên môn cho người khác;

  • Có thể thực hiện một số kỹ năng cơ bản trong nghiệp vụ chuyên môn nghề thư ký văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị hiện đại.

Những kỹ năng cần có của một thư ký văn phòng

1. Kỹ năng quản lý

Là một người thư ký chuyên nghiệp thì kỹ năng quản lý là vô cùng quan trọng. Không chỉ cần biết quản lý công việc mà còn cần quản lý thời gian, biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý. Có khả năng quản lý thì thì bạn có thể quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc. 

2. Kỹ năng giao tiếp tốt

Không chỉ riêng công việc thư ký mà bất kỳ công việc nào cũng cần có kỹ năng giao tiếp. Là một thư ký thường sẽ phải làm việc trực tiếp với cấp trên, đồng nghiệp hoặc có thể là khách hàng nên nếu bạn giao tiếp kém thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn ở vị trí này. Ngoài ra, công việc của một thư ký tổng hợp khá nhiều mảng nên số lượng người hàng ngày phải giao tiếp khá là nhiều.  

3. Kỹ năng tin học văn phòng

Việc thành thạo kỹ năng tin học văn phòng không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về tin học như những chuyên gia nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm một bản hợp đồng, chuẩn bị nội dung thuyết trình, thu chi hay thư mời… Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng được tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp. Để không lúng túng trong việc sử dụng máy tính, khiến cho Giám đốc và đồng nghiệp đánh giá thấp tất cả các khả năng khác của bạn thì khi muốn trở thành thư ký văn phòng bạn nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.

4. Nhạy bén trong công việc

Thư ký văn phòng như cánh tay phải của sếp trong mọi việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển dụng nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn đòi hỏi một thư ký văn phòng nhạy bén và có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ bạn phải biết được thông tin nào là quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty hay công việc nào cần làm trước trong lịch trình của cấp trên. 

5. Trí nhớ tốt 

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, lịch trình sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản chỉ là câu hỏi “Hôm nay là ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng chuyên nghiệp cần lưu ý và phải ghi nhớ. Để giúp việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoặc bảng ghi nhớ. Như vậy, các bạn sẽ có ấn tượng  tốt hơn rất nhiều trong mắt vị sếp của mình.

6. Độc lập, kiên định và có chính kiến

Bạn mặc dù không được toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết với kỹ năng này bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Ngoài ra khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như khất nợ, lùi lịch hẹn, thỏa thuận hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết điều hướng được các công việc sang một hướng tích cực có lợi cho công ty bạn.

Môi trường làm việc năng động sẽ đòi hỏi một người thư ký văn phòng phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là một vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng trong công việc. Ngoài các kỹ năng chuyên môn trong nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm khác  thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng Viecoi nói trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay phải đắc lực cho sếp của mình. Nếu bạn yêu thích công việc này thì những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp. 

VIỆC LÀM THƯ KÝ VĂN PHÒNG
- Việc làm thư ký trợ lý
- Việc làm thư ký văn phòng tại tphcm

Từ khóa: Kỹ Năng Kinh Nghiệm thư ký văn phòng thư ký văn phòng là gì

Người khác đã xem

Nhiều người đọc

1

NHỮNG KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA MỘT THƯ KÝ VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

Thư ký là một công việc dường như không mấy xa lạ với mọi người, nhưng nhiều người chưa biết làm thế nào để trở thành một thư ký chuyên nghiệp. Nếu bạn đang có ý định trở thành một nhân viên thư ký thì hãy theo dõi bài viết sau đây của Viecoi, bài viết sẽ đưa tới các bạn một số kỹ năng cần thiết mà người thư ký văn phòng phải có để hoàn thành tốt công việc.


2

CHỨNG KHOÁN LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ THỊ TRƯỜNG CHỨNG KHOÁN

Chứng khoán và thị trường chứng khoán đã và đang trở thành một trong những lĩnh vực đầy hứa hẹn tại Việt Nam. Nếu bạn có đam mê với ngành học này, bạn cần phải hiểu rõ về rất nhiều thông tin. Vậy, ngành chứng khoán là gì? Ngành chứng khoán có những đặc điểm như thế nào? Hãy cùng viecoi.vn theo dõi bài viết dưới đây nhé!


3

NHỮNG TỐ CHẤT CẦN THIẾT ĐỂ THEO ĐUỔI NGÀNH BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Không có gì lạ khi nhu cầu về việc làm trong ngành bưu chính viễn thông luôn ở mức cao trên hầu hết các trang mạng tìm việc trực tuyến. Bởi vậy, số lượng lao động gia nhập vào ngành này ngày càng nhiều. Nếu bạn cũng đang muốn theo đuổi ngành bưu chính viễn thông nhưng chưa biết mình có phù hợp không thì hãy đọc bài viết sau đây của Viecoi nhé. 


4

MẮC CHỨNG "SỢ PHỎNG VẤN" CỦA NGÀNH NGÂN HÀNG, ĐỪNG LO ĐÃ CÓ MẸO SAU ĐÂY!

Thật vui mừng nếu như hồ sơ của bạn ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng bởi năng lực chuyên môn ngân hàng nhưng niềm vui chợt vụt tắt do bạn không phải là người được chọn. Liệu có phải là do chứng “sợ phỏng vấn