ViecOi Tìm việc làm & Đăng tin tuyển dụng Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×

Cách viết email hiệu quả

  • 28/07/2016
  • |
  • Lượt xem: 1059

Cách viết email hiệu quả

Email là một dạng thư điện tử có tính chất như một dạng thông báo, một thư gửi, một lời nhắn nhủ hoặc là một thông điệp của người gửi. Dù nó mang tính chất gì thì việc làm thế nào để email thể hiện đúng tính chất mà nó muốn mang đến cho người đọc, làm thế nào để email trở nên ấn tượng và mang đúng giá trị cũng như thông điệp bạn muốn gửi đi.

Đa số ai cũng biết sử dụng email, đặc biệt là trong thời buổi bùng nổ công nghệ thông tin như ngày nay, việc sử dụng email trong công việc để trao đổi cho thuận tiện hơn. Có người dùng email để gửi đơn xin việc làm hoặc có những trường hợp buộc phải sử dụng mail để gửi lời xin lỗi đến khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp.

Ngôn từ thường thể hiện được ít hơn cách bạn diễn đạt bằng lời nói. Vậy nên, nếu email của bạn được mang những thông điệp quan trọng hoặc tế nhị, cần có cách viết email hiệu quả, để diễn đạt đúng ý người gửi. Nếu thông điệp bạn gửi đi là xin lỗi, nhưng cách diễn đạt của bạn không được hiệu quả, sẽ khiến người nhận không thấy hết được thành ý mà bạn muốn gửi, họ không nhận thấy sự chân thành trong đó. Như vậy hiệu quả bạn mong muốn sẽ không nhận được. Vậy làm thế nào để viết được một email một cách hiệu quả để công việc của bạn được diễn ra như mong muốn?

Bạn là một người rất bận rộn và phải nhận khá nhiều thư trong ngày. Vậy làm thế nào để có thể sắp xếp và viết trả lời email một cách hiệu quả?

Tiêu đề rõ ràng

Bạn muốn gửi thư mang thông điệp đến khách hàng, có thể là một thông báo về giá mới, về quy định mới sửa đổi trong hợp đồng mà hai bên đã thống nhất, có thể là một thư xin lỗi về việc nhầm lẫn trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa hai công ty… một email luôn bắt đầu bằng một tiêu đề. Nếu bạn muốn người đọc biết thư bạn nói về vấn đề gì, hãy viết một tiêu đề rõ ràng về thông điệp bạn mang đến. Nếu muốn xin lỗi, hãy nhớ đặt từ xin lỗi vào thư. Nếu thư mang tính chất thông báo quan trọng, hãy nhấn mạnh yếu tố đó trên tiêu đề thư. Sẽ không ai có thể bỏ qua một bức thư với mức độ quan trọng được người gửi nhấn mạnh ở tiêu đề cả. Tiêu đề thư của bạn sẽ giúp bức thư của bạn trở nên nổi bật trong hòm thư của người nhận thư nếu hòm thư của họ có rất nhiều thư khác nhau. Tiêu đề được trau chuốt kỹ lưỡng sẽ giúp người nhận chú ý hơn, quan tâm và ưu tiên đọc thư của bạn trước.

Nội dung thư

Cũng giống khi bạn làm một bài văn vậy, một email muốn có được hiệu quả của nó cũng cần có sự dẫn dắt. Đây là đặt trường hợp nếu email mang giá trị xin lỗi, cảm ơn… bạn cần có phần mở hoặc dẫn dắt cần thiết. Sau đó là nội dung chính của thư, cần rõ ràng, mạch lạc trong câu chữ. Ý nghĩa thư phải rõ ràng trên câu chữ của bức email. Để người đọc có thể hiểu vấn đề mà bạn đang đề cập đến trong email. Nội dung email là phần hết sức quan trọng. Cần trau chuốt ý tứ và lời nói trong phần nội dung để mang đến hiệu quả như bạn mong muốn. Nói như vậy không có nghĩa bạn cần rườm rà, ba hoa trong thư, chỉ cần bạn đi đúng nội dụng email, ngắn gọn, đầy đủ và cô đọng là được.

Ngoài ra, nếu thư bạn mang tính chất xin việc thì bạn cần lưu ý đến việc để lại thông tin của bạn ở cuối thư. Người nhận thư nếu ấn tượng với thư của bạn có thể liên hệ với bạn bằng cách nào? Số điện thoại, email hay qua các ứng dụng tiện ích khác…

Trả lời thư của người gửi

Nếu bạn đang là một người đang tuyển dụng bằng mail. Bạn đã thông báo trên mạng về việc gửi hồ sơ xin việc qua mail. Hoặc bạn đang làm công việc thường xuyên phải sử dụng mail mà đôi khi bạn không thể mở mail liên tục hoặc trả lời mail ngay lập tức. Hãy nhớ chọn chế độ tự động trả lời với lời nhắn lịch sự với người gửi như một thông báo là bạn đã nhận được mail và sẽ phản hồi sớm nhất ngày khi có thể. Ngoài ra, nếu đặt trường hợp người gửi cho bạn đang có việc gấp cần gửi cho bạn một mail quan trọng, đừng quên để lại cách thức liên lạc với bạn qua thư tự động để người gửi có thể liên lạc với bạn nhé.

Thảo Ngọc

Người khác đã xem

1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

3

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

4

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

5

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

6

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

7

Đã đến lúc tha thứ cho bản ...

Cuộc sống này thật khó khăn và đầy những thăng ...

Đã đến lúc tha thứ cho bản ...

Cuộc sống này thật khó khăn và đầy những thăng trầm. Có đôi lúc bạn cảm thấy như những hành ...

8

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

9

Lời khuyên cho các bạn trẻ muốn ...

Bạn đang có ý định học tại các trường có ...

Lời khuyên cho các bạn trẻ muốn ...

Bạn đang có ý định học tại các trường có chuyên ngành Y trong tương lai và đang tự hỏi ...

10

Rất nhiều thử thách đang chờ bạn ...

Phỏng vấn cho các hãng/ nhã hàng lớn thường như ...

Rất nhiều thử thách đang chờ bạn ...

Phỏng vấn cho các hãng/ nhã hàng lớn thường như Honda là điều thử thách cho những người muốn tìm ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

3

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

4

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

5

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

6

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

7

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

8

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

9

Nhiệm vụ của một team leader trong ...

Nhiệm vụ của một team leader là làm thế ...

Nhiệm vụ của một team leader trong ...

Nhiệm vụ của một team leader là làm thế nào để kết hợp những cái tôi cá nhân lại ...

10

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...


Xem thống kê danh sách 
1

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

2

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

3

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

4

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

5

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

6

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát ...

Những lời nói dối thường thấy trong ...

Nói dối trong CV ư? Bạn sẽ sớm bị phát hiện thôi. Thay vì bóp méo sự thật thì sao ...

7

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm ...

Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố vô cùng ...

8

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ ...

Đạo đức nghề nghiệp quyết định sự ...

Đạo đức nghề nghiệp được con người nhìn nhận từ xa xưa và là chuẩn mực để đánh giá nhân ...

9

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm ...

Tìm hiểu về nhân viên IT thường ...

Không phải ai cũng biết rõ nhân viên IT làm gì sẽ giúp mỗi người có thêm hiểu biết, cũng ...

10

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng gì? Nhân sự ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng ...

Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng gì? Nhân sự chính là tài sản lớn nhất và quan trọng nhất ...


Xem thống kê danh sách 

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của ...

Cách nêu điểm mạnh và điểm yếu ...

Việc bàn luận về điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể là một trong những phần khó khăn ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 ...

Những điều bạn cần biết khi phỏng ...

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và ...

Kỹ năng ứng xử sư phạm dành ...

Thực tế giao tiếp sư phạm rất đa dạng và cũng có nhiều tình huống khác nhau yêu cầu giáo ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không ...

Cách phỏng vấn của fpt shop không khó như bạn nghĩ. Từ lâu môi trường làm việc tại công ty ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ ...

Cách khởi nghiệp với số vốn nhỏ...

Làm thế nào để khởi nghiệp với số vốn nhỏ và đặc biệt là khi bạn có ít kinh ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ ...

Làm thế nào người rụt rè ít ...

Những người rất nhút nhát rụt rè thường chia sẻ một số những nỗi sợ hãi rằng họ sợ nói ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con ...

5 suy nghĩ tiêu cực chắc chắn ...

Có điều gì đó luôn níu chân bạn trên con đường phát triển sự nghiệp không? Sự thật là: Bạn ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào ...

Kỹ năng phục vụ khách hàng trong ...

Các bạn thân mến, bất cứ một ngành nghề nào cũng cần phải có những kĩ năng nhất định để ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới ...

4 bước để giới thiệu bản thân ...

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên ...

Kỹ năng nghề nghiệp của giáo viên mầm non. Ngành giáo viên mầm non hiện đang là ngành thu hút ...


Xem thống kê danh sách