ViecOi Tìm việc làm & Đăng tin tuyển dụng Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×
 Việc làm  /  Cẩm nang nghề nghiệp / Lời khuyên nghề nghiệp / Bí quyết kỹ năng viết Email chuyên nghiệp

Bí quyết kỹ năng viết Email chuyên nghiệp

  • 03/07/2019
  • |
  • Lượt xem: 185
  • Email không qúa xa lạ mà còn được sử dụng như công cụ giao tiếp trong công việc. Hầu hết mỗi người đều có thể tự lập riêng cho mình một email riêng để để phục vụ cho công việc, xin việc, làm việc, quảng cáo….Nhưng email được sự dụng nhiều nhất là trong công việc để trao đổi thông tin nội hoặc với khách hàng vì email có tính bảo mật cao, đính kèm theo nhiều fie với nhiều nội dung khác nhau như báo giá, hợp đồng, hình ảnh…Việc thường xuyên liên lạc và làm việc qua email cũng yêu cầu tính chuyên nghiệp vì các lãnh đạo, khách hàng đều đánh giá năng lực, tính cách con người nhân viên thông qua hình thức này. Cho nên việc rèn luyện cho bản thân kỹ năng viết email chuyên nghiệp rất cần thiết và quan trọng.

 

 

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Lưu ý sơ lược cho kỹ năng viết email chuyên nghiệp

  • Trước tiên bạn hãy lập cho mình cái email bằng tên thật của mình, không nên đặt tên nhí nhảnh sử dụng các biệt danh như bé yêu, cute, ngốc yêu, mùa đông không lạnh.…Ví dụ các tên email thông thường: kimman9994@gmail.com hay dohue123@gmail.com…Cầu trúc tên + tên đệm ( số) + @gmail, đặc biệt việc đặt tên cho email không nên dài dòng nhiều ký tự vì khi người khác gửi thư cho bạn sẽ cảm thấy khó chịu và thiếu chuyên nghiệp.
  • Một địa chỉ email ngắn gọn thể hiện sự nghiêm túc của bạn trong mắt người khác hơn, tạo sự tin tưởng cho người nhân email.
  • Thường xuyên dọn rác cho thùng thư đến cho những thông tin không cần thiết, gây rối mắt khi bạn tìm kiếm các thư khác.
  • Nếu không có nhiều thời gian để thường xuyên check email và trả lời bạn có thể cài đặt tin nhắn trả lời tự động.
  • Hoặc nếu bạn đã nhận được email nhưng chưa có thời gian soạn tin nhắn, nhưng hãy gửi lại email trả lời đã nhận được và hẹn lịch trả lời chính xác để người gửi không trông ngóng.

Các kỹ năng viết email chuyên nghiệp cơ bản cần phải nắm rõ

  • Bố cục tin nhắn email: Cũng như các loại văn bản khác đều phải có cấu trúc rõ ràng, rành mạch đó là mở bài, thân bài, kết bài. Việc phân chia như thế nhằm để nhấn mạnh công việc cần chú ý đến. Thông thường phần mở bài và kết bài không qúa 7 dòng, thân bài khoảng 5 dòng.
  • Nội dung viết email: Nội dung là phần quan trọng nhất, là thông tin mà bạn cần truyền tải đến người nhận tin nhắn. Bạn nên chuẩn bị kỹ nội dung cần soạn một cách hoàn chỉnh và dễ hiểu nhất để đạt được mục đích, hiệu ủa cho công việc.

 

 

Bí quyết về kỹ năng viết email chuyên nghiệp

 

  • Chủ đề của tin nhắn email: Rất nhiều bạn bỏ qua bước này và nghỉ nó rất đơn giản. Nhưng hãy thể hiện là nhân viên chuyên nghiệp, chủ đề trong tin nhắn email giúp người nhận phân biệt được họ đã nhận được tin nhắn từ ai và công việc gì? Cần thiết để trả lời nhanh không để lại.
  • Sử dụng ngôn ngữ, chính tả: Cũng như giao tiếp chúng ta nên nói tiếng phổ thông để mọi người dễ hiểu tránh nói từ địa phương thì kỹ năng viết email không bỏ xót vấn đề này. Chú ý không được viết những câu gây khiêu khích, làm mất thiện cảm người nhận như là “ tôi hiểu bạn…, tại sao bạn lại…., tôi không hiểu….” có thể thấy đây là là thất bại qúa lớn trong giao tiếp.
  • Lời chào hỏi, lời tạm biệt: khi bắt đầu một câu chuyện thì không thể thiếu lời chào hỏi đây chính là thể hiện sự lịch sự và tôn trọng người nhận mail. Kết thúc nên có lời tạm biệt ví dụ “ xin trân trọng cảm ơn, mong được hợp tác, mong hồi âm…” vì lời nói không mất tiền mua, nên chẳng có việc gì tốn kém câu chào hỏi. 
  • Gắn thêm thông tin liên lạc: Một kỹ năng tiếp theo để viết email chuyên nghiệp chính là thông tin người gửi về chức danh, tên công ty, địa chỉ và số điện thoại vì nếu người nhận tin nhắn muốn trao đổi công việc bằng cách trực tiếp hay điện thoại thì họ đã được nhận thông tin đầy đủ, đáng tin cậy, xác xuất công việc hiệu qủa hơn.
  • Gửi fie đính kèm: Thông thường tin nhắn emai hay kèm theo fie nhưng chúng ta nên tối ưu ít nhất có thể, không kèm thêm nhiều hình ảnh, hoặc fie lớn là cản trở việc gửi email cũng như người nhận email.





 

 

Từ khóa: Bí Quyết Viết Email Chuyên Nghiệp

Người khác đã xem

Nhiều người đọc