Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là việc bạn liệt kê những công việc, dự định bạn sẽ làm và sắp xếp công việc theo các tiêu chí như thời gian, sự quan trọng và sự cần thiết. Mỗi công việc sẽ được gắn với khung thời gian thực hiện hợp lý và giúp bạn dễ dàng quản lý công việc hơn.

Tại sao cần kỹ năng lập kế hoạch trong trong công việc?

Lập kế hoạch cho công việc

1. Vai trò

Lập kế hoạch giúp bạn liệt kê ra tất cả các công việc cần phải làm và đề ra phương pháp để hoàn thành công việc đó.

Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn sắp xếp công việc hợp lý, có khoảng thời gian nghỉ ngơi và không cảm thấy công việc bị chồng chéo nhau hay dồn nén quá nhiều việc dẫn đến quá tải.

Có kế hoạch sẽ giúp bạn kiểm soát công việc sát sao, công việc có được hoàn thành hay chưa và giải quyết kịp thời nếu có sai sót xảy ra.

2. Lợi ích

Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc

Quản lý thời gian hiệu quả

Xác định được phương hướng và mục tiêu cho dài hạn

Giảm sự trì hoãn, chậm trễ trong công việc

Hạn chế rủi ro không hoàn thành đúng hạn cho công việc

Quy trình lập kế hoạch

Quy trình lập kế hoạch

1. Xác định mục tiêu

Xác định được mục tiêu bạn muốn đạt được sẽ giúp bạn có động lực trong công việc hơn. Bạn nên đặt ra những câu hỏi như Bạn làm việc này để làm gì? Có thật sự quan trọng để bạn dành thời gian làm việc đó hay không? Nếu không làm thì có ảnh hưởng gì đến bản thân hay không?...Từ đó bạn sẽ đánh giá được công việc này có đem lại lợi ích cho bản thân hay không và có cần thiết để bạn dành thời gian cho mục tiêu đó.

2. Xác định công việc cho mục tiêu

Mỗi kế hoạch có thể bao gồm nhiều mục tiêu và mỗi mục tiêu sẽ gồm những công việc khác nhau. Bạn cần liệt kê những công việc cần làm cho mỗi mục tiêu, phương pháp thực hiện cho từng công việc, thời gian ước tính phải hoàn thành và những hỗ trợ cho công việc nếu cần thiết.

3. Sắp xếp thứ tự công việc

Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc theo các tiêu chí như sự quan trọng, cần thiết và thời hạn hoàn thành. Việc sắp xếp này cũng giúp bạn có kỹ năng quản lý thời gian để bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, không bị chậm trễ và quá tải trong công việc.

4. Quản lý rủi ro

Luôn sắp xếp công việc nhanh hơn dự định, có thời gian kiểm tra giữa các công việc để luôn có đủ thời gian xử lý vấn đề phát sinh kịp thời mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc.

Các phương pháp lập kế hoạch

Phương pháp 5W1H2C5M

1. 5W1H2C5M

Phương pháp 5W1H2C5M là phương pháp cơ bản và chi tiết để lập kế hoạch cho công việc bằng cách xác định mục tiêu, phương pháp thực hiện, thời gian và nguồn lực.

1. Xác định 5W

• Why (Mục tiêu và yêu cầu công việc).

• What (Nội dung công việc).

• Where (Địa điểm thực hiện công việc).

• When (Thời gian thực hiện công việc).

• Who (Người thực hiện công việc).

2. Xác định 1H

• How (Xác định cách thức hoàn thành công việc): Các phương pháp và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó.

3. Xác định 2C

• Control (Phương pháp kiểm soát)

• Check (Phương pháp kiểm tra)

4. Xác định 5M

• 5M là xác định nguồn lực để thực hiện kế hoạch bao gồm Man (Nguồn Nhân lực), Money (Tiền bạc), Material (Nguyên nhiên vật liệu), Machine (Công nghệ, thiết bị), Method (Phương pháp).

Phương pháp SMART

2. SMART

Phương pháp SMART là một phương pháp phổ biến và được nhiều người sử dụng trong công việc hiện nay. Có thể giúp bạn đặt ra mục tiêu một cách cụ thể và phù hợp với khả năng của bạn.

1. Specific (Cụ thể)

Xác định công việc một cách cụ thể. Ví dụ thay vì mục tiêu của bạn là khỏe mạnh hơn thì mục tiêu bạn nên cụ thể hơn như tập thể dục, uống vitamin, tăng cân hoặc giảm cân,...

2. Measurable (Đo lường được)

Đề ra một con số cụ thể cho mục tiêu. Ví dụ: tôi muốn tốt nghiệp đại học đúng hạn thì để đo lường được bạn nên có con số cụ thể như tôi muốn tốt nghiệp đại học vào tháng 4 năm nay.

3. Achievable (Có thể đạt được)

Khi đặt mục tiêu, nên dựa vào năng lực bản thân để đặt ra mục tiêu có thể hoàn thành trong khả năng. Ví dụ: bạn đặt ra mục tiêu doanh số cho tháng sau là tăng 200% trong khi mỗi tháng trước doanh số chỉ ở mức tăng 20-30%.

4. Reality (Thực tế)

Mục tiêu đặt ra phải có tính thực tế, hợp lý với khả năng của bạn. Ví dụ: Bạn là một nhân viên kế toán nhưng đặt mục tiêu là có thể tự mình code web trong khi bạn chưa có kỹ năng hay kiến thức chuyên môn nào.

5. Time bound (Thời gian hoàn thành)

Giới hạn thời gian hoàn thành công việc, có thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Ví dụ: Tôi sẽ trở thành nhân viên chính thức trong vòng 3 tháng.

Bài viết này tổng hợp những chia sẻ của chúng tôi về kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiểu. Hy vọng từ những thông tin chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn lập được kế hoạch cá nhân, kế hoạch kinh doanh hoặc kế hoạch học tập.

Viecoi.vn: Tìm việc làm - Đăng tin tuyển dụng miễn phí

Đăng ký tài khoản tuyển dụng nhanh tại đây