3 từ ngữ thường dùng khiến bạn trở nên thô lỗ khi viết Email

Trong một tuần, tôi đã cải thiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của mình rất nhiều.

Vâng, tôi biết đó là một lời khẳng định rất lớn, nhưng đó là sự thật. Và phần tuyệt vời nhất là những việc mà tôi đã thay đổi thật ra rất đơn giản. Tôi loại bỏ ba từ sau khỏi vốn từ vựng của mình: "thực ra", "xin lỗi" và "tôi".

1. Thực ra

Khi tôi sử dụng "thực ra", điều đó có nghĩa tôi đang điều chỉnh người khác

Cảm hứng của tôi về việc loại bỏ từ "thực ra" bắt nguồn từ  Carolyn Kopprasch, , người đã viết một bài blog tuyệt vời về từ này.

Hóa ra rằng khi tôi sử dụng từ "thực ra", điều đó thường bởi vì tôi đang điều chỉnh một ai đó. Bằng chứng là trong một email gần đây tôi đã gửi cho biên tập viên của mình.

“Erin: Cách diễn đạt đó dễ gây hiểu lầm nên tôi đã thay đổi.

Tôi: Thực ra, tôi đã lấy câu đó từ trang web của [tên công ty]!”

Đây không phải là một phản hồi tệ, nhưng một câu trả lời tốt hơn phải là:

“Cảm ơn phản hồi của bạn! Tôi đã sử dụng câu đó vì tôi tìm thấy nó trên trang của họ.”

Phần thứ hai thể hiện cùng một thông tin nhưng bày tỏ sự tôn trọng và thân thiện hơn.

Các lựa chọn thay thế: Chắc chắn rồi, Tôi hiểu rồi, ý kiến tuyệt vời, điều đó có lý, dễ hiểu

2. Xin lỗi

Xin lỗi một cách chân thành

Tôi cố gắng tránh việc nói "xin lỗi" trong những tình huống không cần phải xin lỗi như: khi tôi mắc phải một sai lầm nhỏ, khi tôi nêu ý kiến ​​của mình, hoặc khi ai đó chỉ ra điều tôi đã bỏ lỡ.

Tuy nhiên, bây giờ tôi thậm chí không sử dụng "xin lỗi" trong những trường hợp tôi thực sự mắc lỗi sai. Thay vào đó, tôi sẽ nói: "Tôi xin lỗi."

Bởi vì mọi người thường hay lạm dụng từ "xin lỗi" nên từ đó có xu hướng mang lại cảm giác suồng sã và không chân thật. Mặt khác, "Tôi xin lỗi" được cho là hiếm khi sử dụng nên có giá trị hơn. Khi tôi sử dụng từ này, mọi người đều biết những gì tôi nói là chân thành.

Tuần trước, tôi đã bỏ qua một cuộc họp quan trọng. Khi sếp hỏi điều gì đã xảy ra, tôi không nói: "Xin lỗi, tôi quên mất!".  Tôi đã nói: "Tôi xin lỗi – tôi hoàn toàn không nhớ. Từ giờ trở đi, tôi sẽ kiểm tra lịch của mình ngay khi đến bàn làm việc vào buổi sáng để không xảy ra điều đó một lần nữa. "

Lưu ý: Không chỉ xin lỗi, tôi còn lên kế hoạch để tránh những sai lầm tương tự trong tương lai. Điều đó tốt hơn nhiều so với việc chỉ nói: "Xin lỗi, việc đó sẽ không xảy ra nữa."

Các lựa chọn thay thế: Bạn nói đúng, tôi xin lỗi, lần sau tôi sẽ ..., tôi hiểu tại sao bạn thất vọng

3. Tôi

Tập trung giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày

Tôi đã từng tập trung vào mọi thứ mà từ "tôi" đại diện, thay vì tập trung vào cách giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày.

Đây là một email tôi dự định sẽ gửi trước khi tôi nhận ra rằng nó chứa các từ cấm:

Hi Sean,

Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể vui lòng gửi cho tôi thông tin về việc triển khai chiến dịch vào thứ Tư tới không? Tôi muốn kiểm tra kỹ các chi tiết trước khi thực hiện chúng.

Cảm ơn,

Aja

Đây là phiên bản viết lại:

Hi Sean,

Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể gửi thông tin chiến dịch vào Thứ Tư tới không? Kiểm tra chi tiết trước khi triển khai để đảm bảo khách hàng cảm thấy vui vẻ!

Cảm ơn,

Aja

Giảm việc sử dụng các từ "tôi" khiến tôi phải tập trung vào việc tôi đang làm là giúp ích cho công ty và sứ mệnh của chúng tôi như một tập thể, điều này làm cho việc giao tiếp của tôi trở nên hiệu quả hơn (và người nhận dễ tiếp thu hơn).

Các lựa chọn thay thế: Bạn, chúng tôi, chúng ta, nhóm của chúng tôi, công ty của chúng tôi, bộ phận của chúng tôi

  25/08/2017
|     295 lượt xem
 

 Bài viết gợi ý

Dịch vụ cung ứng nhân lực kèm theo TIỀN LỄ đến từ Nhật Bản
Dịch vụ cung ứng nhân lực kèm theo TIỀN LỄ đến từ Nhật Bản

Viecoi.vn là website dịch vụ cung ứng nhân lực cao cấp kèm theo tiền lễ đến từ Nhật Bản và ...

Nghệ Thuật Ứng Xử Nơi Công Sở
Nghệ Thuật Ứng Xử Nơi Công Sở

Nghệ Ứng xử nơi công sở là câu chuyện muôn thưở được khá nhiều người thường xuyên “ mổ xẻ” ...

Đạo Đức Trong Kinh Doanh
Đạo Đức Trong Kinh Doanh

Đạo đức kinh doanh có vai trò to lớn trong quản trị doanh nghiệp, tạo lòng tin cho khách hàng ...

Kinh Nghiệm Tham Dự Phỏng Vấn Các Công Ty Nước Ngoài
Kinh Nghiệm Tham Dự Phỏng Vấn Các Công Ty Nước Ngoài

Sự phát triển của nền kinh tế hội nhập toàn cầu, các hợp tác song phương, đa phương đã tạo ...

Kỹ Năng Tìm Việc Trực Tuyến
Kỹ Năng Tìm Việc Trực Tuyến

Khi mà mạng internet ngày càng bùng nổ, hầu hết ai cũng biết sử dụng mạng để tìm kiếm những ...

Mẹo Viết Thư Xin Việc Theo Phong Cách Riêng
Mẹo Viết Thư Xin Việc Theo Phong Cách Riêng

Chìa khóa quan trọng để các bạn có thể đến với nhà tuyển dụng đó là CV, có nhiều cách ...

Định Hướng Nghề Nghiệp
Định Hướng Nghề Nghiệp

Việc lựa chọn nghề nghiệp tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế đó là một vấn đề khó khăn ...

Phong Cách Làm Hết Sức, Chơi Hết Mình Của Người Nhật
Phong Cách Làm Hết Sức, Chơi Hết Mình Của Người Nhật

Phong Cách Làm Hết Sức, Chơi Hết Mình Của Người Nhật. Bạn có biết nơi nào chỉ dành cho những ...

4 Cách Vượt Qua Áp Lực Ở Công Ty Nhật
4 Cách Vượt Qua Áp Lực Ở Công Ty Nhật

Được làm việc tại một công ty nước ngoài đó là điều mơ ước của nhiều người, đặc biệt là ...

Những Điều Mà Một Lãnh Đạo Cần Có
Những Điều Mà Một Lãnh Đạo Cần Có

Không phải cứ giỏi chuyên môn thì lãnh đạo sẽ giỏi, lãnh đạo đòi hỏi tổng hòa nhiều kỹ năng ...

 Gợi ý công việc

 Lương
8,500,000 - 15,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

NHÂN VIÊN BẢO VỆ TẠI QUY NHƠN thu nhập 3-5tr/ tháng làm việc tại Bình Định

 Công ty: 
 : Dịch vụ
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
31/01/2018
 : 31/01/2018
 Lương 3,000,000 - 5,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
3,000,000 - 5,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Nhân viên kinh doanh thu nhập cao 15-50tr/ tháng TPHCM

 Công ty: 
 : Xây dựng
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
07/02/2018
 : 07/02/2018
 Lương 15,000,000 - 50,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng 100,000 VNĐ
 Lương
15,000,000 - 50,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
100,000 VNĐ

Nhân Viên Bảo Trì / Nhân Viên Kỹ Thuật Điện - Mức lương 5 - 7 triệu

 Công ty: 
 : Kỹ thuật
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
07/02/2018
 : 07/02/2018
 Lương 4,500,000 - 6,500,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
4,500,000 - 6,500,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

NHÂN VIÊN THỜI VỤ TẾT LƯƠNG CAO TẠI HỘI QUÁN GAMING NET CYBER

 Công ty: 
 : Dịch vụ
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
31/01/2018
 : 31/01/2018
 Lương 7,000,000 - 10,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng 2,000,000 VNĐ
 Lương
7,000,000 - 10,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
2,000,000 VNĐ