3 từ ngữ thường dùng khiến bạn trở nên thô lỗ khi viết Email

Trong một tuần, tôi đã cải thiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của mình rất nhiều.

Vâng, tôi biết đó là một lời khẳng định rất lớn, nhưng đó là sự thật. Và phần tuyệt vời nhất là những việc mà tôi đã thay đổi thật ra rất đơn giản. Tôi loại bỏ ba từ sau khỏi vốn từ vựng của mình: "thực ra", "xin lỗi" và "tôi".

1. Thực ra

Khi tôi sử dụng "thực ra", điều đó có nghĩa tôi đang điều chỉnh người khác

Cảm hứng của tôi về việc loại bỏ từ "thực ra" bắt nguồn từ  Carolyn Kopprasch, , người đã viết một bài blog tuyệt vời về từ này.

Hóa ra rằng khi tôi sử dụng từ "thực ra", điều đó thường bởi vì tôi đang điều chỉnh một ai đó. Bằng chứng là trong một email gần đây tôi đã gửi cho biên tập viên của mình.

“Erin: Cách diễn đạt đó dễ gây hiểu lầm nên tôi đã thay đổi.

Tôi: Thực ra, tôi đã lấy câu đó từ trang web của [tên công ty]!”

Đây không phải là một phản hồi tệ, nhưng một câu trả lời tốt hơn phải là:

“Cảm ơn phản hồi của bạn! Tôi đã sử dụng câu đó vì tôi tìm thấy nó trên trang của họ.”

Phần thứ hai thể hiện cùng một thông tin nhưng bày tỏ sự tôn trọng và thân thiện hơn.

Các lựa chọn thay thế: Chắc chắn rồi, Tôi hiểu rồi, ý kiến tuyệt vời, điều đó có lý, dễ hiểu

2. Xin lỗi

Xin lỗi một cách chân thành

Tôi cố gắng tránh việc nói "xin lỗi" trong những tình huống không cần phải xin lỗi như: khi tôi mắc phải một sai lầm nhỏ, khi tôi nêu ý kiến ​​của mình, hoặc khi ai đó chỉ ra điều tôi đã bỏ lỡ.

Tuy nhiên, bây giờ tôi thậm chí không sử dụng "xin lỗi" trong những trường hợp tôi thực sự mắc lỗi sai. Thay vào đó, tôi sẽ nói: "Tôi xin lỗi."

Bởi vì mọi người thường hay lạm dụng từ "xin lỗi" nên từ đó có xu hướng mang lại cảm giác suồng sã và không chân thật. Mặt khác, "Tôi xin lỗi" được cho là hiếm khi sử dụng nên có giá trị hơn. Khi tôi sử dụng từ này, mọi người đều biết những gì tôi nói là chân thành.

Tuần trước, tôi đã bỏ qua một cuộc họp quan trọng. Khi sếp hỏi điều gì đã xảy ra, tôi không nói: "Xin lỗi, tôi quên mất!".  Tôi đã nói: "Tôi xin lỗi – tôi hoàn toàn không nhớ. Từ giờ trở đi, tôi sẽ kiểm tra lịch của mình ngay khi đến bàn làm việc vào buổi sáng để không xảy ra điều đó một lần nữa. "

Lưu ý: Không chỉ xin lỗi, tôi còn lên kế hoạch để tránh những sai lầm tương tự trong tương lai. Điều đó tốt hơn nhiều so với việc chỉ nói: "Xin lỗi, việc đó sẽ không xảy ra nữa."

Các lựa chọn thay thế: Bạn nói đúng, tôi xin lỗi, lần sau tôi sẽ ..., tôi hiểu tại sao bạn thất vọng

3. Tôi

Tập trung giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày

Tôi đã từng tập trung vào mọi thứ mà từ "tôi" đại diện, thay vì tập trung vào cách giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày.

Đây là một email tôi dự định sẽ gửi trước khi tôi nhận ra rằng nó chứa các từ cấm:

Hi Sean,

Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể vui lòng gửi cho tôi thông tin về việc triển khai chiến dịch vào thứ Tư tới không? Tôi muốn kiểm tra kỹ các chi tiết trước khi thực hiện chúng.

Cảm ơn,

Aja

Đây là phiên bản viết lại:

Hi Sean,

Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể gửi thông tin chiến dịch vào Thứ Tư tới không? Kiểm tra chi tiết trước khi triển khai để đảm bảo khách hàng cảm thấy vui vẻ!

Cảm ơn,

Aja

Giảm việc sử dụng các từ "tôi" khiến tôi phải tập trung vào việc tôi đang làm là giúp ích cho công ty và sứ mệnh của chúng tôi như một tập thể, điều này làm cho việc giao tiếp của tôi trở nên hiệu quả hơn (và người nhận dễ tiếp thu hơn).

Các lựa chọn thay thế: Bạn, chúng tôi, chúng ta, nhóm của chúng tôi, công ty của chúng tôi, bộ phận của chúng tôi

  07/06/2017
|     157 lượt xem
 

 Bài viết gợi ý

  • Nghệ Ứng xử nơi công sở là câu chuyện muôn thưở được khá nhiều người thường xuyên “ mổ xẻ” và nghiên cứu để tìm ra những cách cư xử đúng đắn, phù hợp Xem thêm
      24/08/2016
    |     1589 lượt xem
  • Việc lựa chọn nghề nghiệp tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế đó là một vấn đề khó khăn đối với mỗi người, một lựa chọn sai lầm có thể sẽ phải trả Xem thêm
      24/08/2016
    |     1460 lượt xem
  • Được làm việc tại một công ty nước ngoài đó là điều mơ ước của nhiều người, đặc biệt là các công ty Nhật, bởi sự chuyên nghiệp trong môi trường làm vi Xem thêm
      24/08/2016
    |     1430 lượt xem
  • Công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, trong môi trường công sở việc sử dụng mạng internet đã trở thành quen thuộc, không còn nhiều n Xem thêm
      14/07/2017
    |     852 lượt xem
  • Cảm hứng trong công việc là điều cực kỳ quan trọng tạo nên sự bền vững trong công việc. Tuy nhiên, việc bạn nhìn nhận công việc như thế nào sẽ tạo cho Xem thêm
      18/07/2017
    |     2042 lượt xem
  • Mẹo để tăng lương là một trong những vấn đề nơi công sở, vì lương gắn liền với lợi ích của doanh nghiệp, việc đề nghị tăng lương là diều khó nói, vì v Xem thêm
      18/07/2017
    |     1051 lượt xem
  • Trong quy trình quản trị nhân sự, đánh giá hệ thống nhân sự là một phần không thể thiếu và được thực hiện liên tục hàng tháng, hàng quý và hàng năm, đ Xem thêm
      18/07/2017
    |     982 lượt xem
  • Có rất nhiều ứng viên sáng giá có năng lực, có trình độ chuyên môn cao, họ đã làm tốt mọi việc trước khi ngồi vào bàn phỏng vấn, và họ đã không vuợt q Xem thêm
      18/07/2017
    |     859 lượt xem
  • Theo đuổi sự nghiệp với niềm đam mê. Tôi tin rằng trong cuộc sống này, ước mơ và niềm đam mê chính là động lực chính để tạo nên những thành công, đam Xem thêm
      19/08/2016
    |     4664 lượt xem
  • Làm trái nghề ngày càng trở nên phổ biến trong xã hội hiện nay, đối với tuổi trẻ đôi khi nghề chọn mình chứ mình không chọn nghề, thực trạng hiện nay Xem thêm
      21/07/2017
    |     809 lượt xem
Nghệ Thuật Ứng Xử Nơi Công Sở
Nghệ Thuật Ứng Xử Nơi Công Sở

Nghệ Ứng xử nơi công sở là câu chuyện muôn thưở được khá nhiều người thường xuyên “ mổ xẻ” ...

Định Hướng Nghề Nghiệp
Định Hướng Nghề Nghiệp

Việc lựa chọn nghề nghiệp tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế đó là một vấn đề khó khăn ...

4 Cách Vượt Qua Áp Lực Ở Công Ty Nhật
4 Cách Vượt Qua Áp Lực Ở Công Ty Nhật

Được làm việc tại một công ty nước ngoài đó là điều mơ ước của nhiều người, đặc biệt là ...

Kỹ Năng Viết Mail
Kỹ Năng Viết Mail

Công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, trong môi trường công sở việc sử dụng ...

Tìm Cảm Hứng Và Giá Trị Trong Công Việc
Tìm Cảm Hứng Và Giá Trị Trong Công Việc

Cảm hứng trong công việc là điều cực kỳ quan trọng tạo nên sự bền vững trong công việc. Tuy ...

Mẹo để tăng lương
Mẹo để tăng lương

Mẹo để tăng lương là một trong những vấn đề nơi công sở, vì lương gắn liền với lợi ích ...

Đánh giá hệ thống nhân sự hiệu quả
Đánh giá hệ thống nhân sự hiệu quả

Trong quy trình quản trị nhân sự, đánh giá hệ thống nhân sự là một phần không thể thiếu và ...

Những cách vượt qua nổi sợ mang tên phỏng vấn
Những cách vượt qua nổi sợ mang tên phỏng vấn

Có rất nhiều ứng viên sáng giá có năng lực, có trình độ chuyên môn cao, họ đã làm tốt ...

Theo đuổi sự nghiệp với niềm đam mê
Theo đuổi sự nghiệp với niềm đam mê

Theo đuổi sự nghiệp với niềm đam mê. Tôi tin rằng trong cuộc sống này, ước mơ và niềm đam ...

Trái nghề có thành công?
Trái nghề có thành công?

Làm trái nghề ngày càng trở nên phổ biến trong xã hội hiện nay, đối với tuổi trẻ đôi khi ...

 Gợi ý công việc

Nhân viên Ké toán thời vụ thu nhập cao 6-8 triệu/ tháng làm việc tại TPHCM

 Công ty: 
 : Kế toán / Tài chính
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
30/09/2017
 : 30/09/2017
 Lương 6,000,000 - 8,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
6,000,000 - 8,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

NHÂN VIÊN SALE MARKETING THU NHẬP CAO 3-6 TRIỆU/ THÁNG

 Công ty: 
 : Dịch vụ
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
30/09/2017
 : 30/09/2017
 Lương 3,000,000 - 6,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
3,000,000 - 6,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Nhân viên xử lý dữ liệu thu nhập 5-5,5 triệu/ tháng làm việc tại TPHCM

 Công ty: 
 : Kế toán / Tài chính
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
30/09/2017
 : 30/09/2017
 Lương 5,000,000 - 5,500,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
5,000,000 - 5,500,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Tuyển Lái xe múc, lái xe ủi,xe đào,xe lu,xe xúc lật, xe ben thu nhập cao

 Công ty: 
 : Dịch vụ
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
31/08/2017
 : 31/08/2017
 Lương 7,000,000 - 10,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
7,000,000 - 10,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Nhân viên văn phòng thu nhập 5-7 triệu/ tháng làm việc tại ĐÀ NẴNG

 Công ty: 
 : Hành chánh / Nhân sự
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
24/08/2017
 : 24/08/2017
 Lương 5,000,000 - 7,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
5,000,000 - 7,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Tài xế lái xe 7 chỗ thu nhập 7-8 triệu/ tháng làm việc tại TPHCM

 Công ty: 
 : Dịch vụ
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
30/09/2017
 : 30/09/2017
 Lương 7,000,000 - 8,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
7,000,000 - 8,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Nhân viên giao nhận thu nhập 5-7 triệu/ tháng làm việc tại ĐÀ NẴNG

 Công ty: 
 : Dịch vụ
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
24/08/2017
 : 24/08/2017
 Lương 5,000,000 - 7,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
5,000,000 - 7,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Nhân viên hành chính nhân sự thu nhập 5-7 triệu/ tháng làm việc tại ĐÀ NẴNG

 Công ty: 
 : Hành chánh / Nhân sự
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
24/08/2017
 : 24/08/2017
 Lương 5,000,000 - 7,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
5,000,000 - 7,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Nhân viên kỹ thuật trắc địa,an toàn thu nhập cao làm việc tại ĐÀ NẴNG

 Công ty: 
 : Xây dựng
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
24/08/2017
 : 24/08/2017
 Lương 7,000,000 - 10,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
7,000,000 - 10,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ

Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm thu nhập cao làm việc tại ĐÀ NẴNG

 Công ty: 
 : Khoa học
 Nơi làm: 
 Hạn nộp: 
24/08/2017
 : 24/08/2017
 Lương 7,000,000 - 10,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng Không tiền lễ
 Lương
7,000,000 - 10,000,000 VNĐ
 Tiền thưởng
Không tiền lễ