ViecOi Tìm việc làm & Đăng tin tuyển dụng Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×
 Việc làm  / Cẩm nang nghề nghiệp / Lời khuyên nghề nghiệp / Bí quyết kỹ năng viết Email chuyên nghiệp

Bí quyết kỹ năng viết Email chuyên nghiệp

  • 03/07/2019
  • |
  • Lượt xem: 260
  • Email không qúa xa lạ mà còn được sử dụng như công cụ giao tiếp trong công việc. Hầu hết mỗi người đều có thể tự lập riêng cho mình một email riêng để để phục vụ cho công việc, xin việc, làm việc, quảng cáo….Nhưng email được sự dụng nhiều nhất là trong công việc để trao đổi thông tin nội hoặc với khách hàng vì email có tính bảo mật cao, đính kèm theo nhiều fie với nhiều nội dung khác nhau như báo giá, hợp đồng, hình ảnh…Việc thường xuyên liên lạc và làm việc qua email cũng yêu cầu tính chuyên nghiệp vì các lãnh đạo, khách hàng đều đánh giá năng lực, tính cách con người nhân viên thông qua hình thức này. Cho nên việc rèn luyện cho bản thân kỹ năng viết email chuyên nghiệp rất cần thiết và quan trọng.

 

 

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Lưu ý sơ lược cho kỹ năng viết email chuyên nghiệp

  • Trước tiên bạn hãy lập cho mình cái email bằng tên thật của mình, không nên đặt tên nhí nhảnh sử dụng các biệt danh như bé yêu, cute, ngốc yêu, mùa đông không lạnh.…Ví dụ các tên email thông thường: kimman9994@gmail.com hay dohue123@gmail.com…Cầu trúc tên + tên đệm ( số) + @gmail, đặc biệt việc đặt tên cho email không nên dài dòng nhiều ký tự vì khi người khác gửi thư cho bạn sẽ cảm thấy khó chịu và thiếu chuyên nghiệp.
  • Một địa chỉ email ngắn gọn thể hiện sự nghiêm túc của bạn trong mắt người khác hơn, tạo sự tin tưởng cho người nhân email.
  • Thường xuyên dọn rác cho thùng thư đến cho những thông tin không cần thiết, gây rối mắt khi bạn tìm kiếm các thư khác.
  • Nếu không có nhiều thời gian để thường xuyên check email và trả lời bạn có thể cài đặt tin nhắn trả lời tự động.
  • Hoặc nếu bạn đã nhận được email nhưng chưa có thời gian soạn tin nhắn, nhưng hãy gửi lại email trả lời đã nhận được và hẹn lịch trả lời chính xác để người gửi không trông ngóng.

Các kỹ năng viết email chuyên nghiệp cơ bản cần phải nắm rõ

  • Bố cục tin nhắn email: Cũng như các loại văn bản khác đều phải có cấu trúc rõ ràng, rành mạch đó là mở bài, thân bài, kết bài. Việc phân chia như thế nhằm để nhấn mạnh công việc cần chú ý đến. Thông thường phần mở bài và kết bài không qúa 7 dòng, thân bài khoảng 5 dòng.
  • Nội dung viết email: Nội dung là phần quan trọng nhất, là thông tin mà bạn cần truyền tải đến người nhận tin nhắn. Bạn nên chuẩn bị kỹ nội dung cần soạn một cách hoàn chỉnh và dễ hiểu nhất để đạt được mục đích, hiệu ủa cho công việc.

 

 

Bí quyết về kỹ năng viết email chuyên nghiệp

 

  • Chủ đề của tin nhắn email: Rất nhiều bạn bỏ qua bước này và nghỉ nó rất đơn giản. Nhưng hãy thể hiện là nhân viên chuyên nghiệp, chủ đề trong tin nhắn email giúp người nhận phân biệt được họ đã nhận được tin nhắn từ ai và công việc gì? Cần thiết để trả lời nhanh không để lại.
  • Sử dụng ngôn ngữ, chính tả: Cũng như giao tiếp chúng ta nên nói tiếng phổ thông để mọi người dễ hiểu tránh nói từ địa phương thì kỹ năng viết email không bỏ xót vấn đề này. Chú ý không được viết những câu gây khiêu khích, làm mất thiện cảm người nhận như là “ tôi hiểu bạn…, tại sao bạn lại…., tôi không hiểu….” có thể thấy đây là là thất bại qúa lớn trong giao tiếp.
  • Lời chào hỏi, lời tạm biệt: khi bắt đầu một câu chuyện thì không thể thiếu lời chào hỏi đây chính là thể hiện sự lịch sự và tôn trọng người nhận mail. Kết thúc nên có lời tạm biệt ví dụ “ xin trân trọng cảm ơn, mong được hợp tác, mong hồi âm…” vì lời nói không mất tiền mua, nên chẳng có việc gì tốn kém câu chào hỏi. 
  • Gắn thêm thông tin liên lạc: Một kỹ năng tiếp theo để viết email chuyên nghiệp chính là thông tin người gửi về chức danh, tên công ty, địa chỉ và số điện thoại vì nếu người nhận tin nhắn muốn trao đổi công việc bằng cách trực tiếp hay điện thoại thì họ đã được nhận thông tin đầy đủ, đáng tin cậy, xác xuất công việc hiệu qủa hơn.
  • Gửi fie đính kèm: Thông thường tin nhắn emai hay kèm theo fie nhưng chúng ta nên tối ưu ít nhất có thể, không kèm thêm nhiều hình ảnh, hoặc fie lớn là cản trở việc gửi email cũng như người nhận email.





 

 

Từ khóa: Bí Quyết Viết Email Chuyên Nghiệp

Người khác đã xem

Nhiều người đọc

1

NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI PHỎNG VẤN TẠI FAMILY MART

FamilyMart là thương hiệu chuỗi Cửa hàng tiện lợi 24/24 nổi tiếng từ Nhật Bản. Hiện đã có mặt tại các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Người Việt thường cảm thấy quen thuộc với hình ảnh của các cửa hàng tiện lợi này trên mọi con đường, các bạn trẻ đặc biệt là đối tượng sinh viên cũng đang tìm kiếm cơ hội việc làm tại FamilyMart khi môi trường làm việc khá ổn định và tránh các trường hợp lừa đảo bên ngoài.


2

4 BƯỚC ĐỂ GIỚI THIỆU BẢN THÂN ẤN TƯỢNG

Để mở đầu bất kì một cuộc giao tiếp mới nào thì việc có cách giới thiệu bản thân ấn tượng sẽ tạo tiền đề và tiếp nối cho cuộc giao tiếp đó thuận tiện và thành công hơn cũng như hỗ trợ công việc hiệu quả.


3

Làm thế nào người rụt rè ít nói có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ?

Các chuyên gia phát hiện ra rằng những người nhút nhát thường chia sẻ những nỗi kinh hoàng như sợ nói trước công chúng. sự nhút nhát của họ làm cho họ phản ứng với sự lo lắng lớn khi họ phải đối mặt với việc phải làm cho cuộc trò chuyện với ai đó mà họ không biết, hoặc với một người mà họ cảm thấy không thoải mái. Thay vì nói chuyện một cách tự do, họ có cảm giác bị đóng băng, hơi thở của họ trở nên nặng hơn, tránh tiếp xúc mắt và tâm trí của họ hoàn toàn trống rỗng. Bên trong, những người nhút


4

5 BƯỚC TRONG QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Nhân viên là những nguồn lực quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển công ty, tìm được những người tài giỏi hay những người phù hợp với yêu cầu công việc là rất quan trọng. Vì vậy bộ phận nhân sự nói riêng và toàn công ty nói chung khi có nhu cầu tìm người mới tìm nên tham khảo quy trình tuyển dụng nhân sự để tránh dài dòng và tốn kém.


5

PHƯƠNG PHÁP LUYỆN NGHE TIẾNG NHẬT

Làm thế nào để luyện nghe tiếng Nhật hiệu quả? Câu hỏi nghe tưởng khó nhưng không khó như bạn nghĩ đâu. Với 6 tips nhỏ sau đây, vấn đề nghe tiếng Nhật đã không còn là điều gì to tát với bạn rồi.


6

TÌM HIỂU CÁCH GÕ TIẾNG NHẬT TRÊN IPHONE VÀ ANDROID

Khi đã quyết tâm phải thành thạo tiếng Nhật, bạn không những phải ôn luyện trên sách vở mà còn phải đưa tiếng Nhật vào trong cuộc sống thường ngày. Và việc đầu tiên phải làm, đó chính là thêm bàn phím mới để tiện học gõ tiếng Nhật.


7

Dành bao nhiêu thời gian học tiếng Nhật để thành thạo?

Dù mới bắt đầu học tiếng Nhật hay đã học được một thời gian, hầu hết người học đều có những thắc mắc liên quan đến thời gian học tiếng Nhật. Ai cũng có chung một câu hỏi đó là: “học trong bao lâu sẽ thành thạo tiếng Nhật?”


8

Hãy theo đuổi ước mơ không có gì là không thể

Ai ai cũng có một tuổi thơ dữ dội và một tâm hồn trong sáng thế nhưng những cô bé hay chú bé ấy đều có một ước mơ cho riêng mình. Bạn có nhớ rằng cô giáo hỏi rằng “ ước mơ của em là gì? Vâng em có ước mơ sẽ trở thành bác sĩ để chữa bệnh cho mọi người hay em sẽ là ca sĩ hát thật hay và kiếm thật nhiều tiền cho bố mẹ ! Nhưng khi dần dần chúng ta lớn lên từng ngày và trưởng thành và nhận thức sẽ khác đi, trong tâm trí mỗi người đều có một ước mơ riêng của mình mà muốn theo đuổi nó. Bạn đã xác định


9

LÀM SAO ĐỂ THÍCH NGHI KHI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY NHẬT

Khi tìm việc tại công ty Nhật Bản, thái độ quyết định đến 90%. Vậy nên hãy trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết khi làm việc tại công ty Nhật để vượt qua buổi phỏng vấn nhé


10

3 Tiêu Chuẩn Của Một Công Cụ Marketing Lấy Khách Hàng Làm Trọng Tâm

marketing là hoạt động luôn hướng về sản phẩm; tuy nhiên, ngày nay nhiều bộ phận marketing của các công ty đang phấn đấu để đưa khách hàng thành mục tiêu hàng đầu. Với một loạt các loại công cụ marketing để lựa chọn, làm thế nào để bạn chọn một công cụ phù hợp giúp công ty đạt tập trung vào khách hàng tiềm năng?